MODULO APPUNTAMENTI MEDICI

ANAGRAFICA MEDICI E SETTIMANA MEDICO

Medici

I medici definiti in questa anagrafica sono i soli Medici Specialistici (che operano nell’ambito della struttura sanitaria) e per i quali sarà possibile definire l’agenda degli appuntamenti.
Potranno essere inserite le seguenti informazioni anagrafiche:
  • Codice, Nominativo, Indirizzo, Codice Fiscale, Data Nascita, Comune Nascita, Note, Telefono, Fax, Tipo Medico, e-mail, Cellulare, Codice Regionale Medico;
Inoltre, per quanto riguarda l’invio delle agende appuntamenti, sono previsti 2 parametri:
  • Invia Agenda per e-mail: Se fleggato l'agenda appuntamenti del medico potrà essere inviata per e-mail allo stesso dalle apposite funzioni;
  • Invia Agenda per SMS: Se fleggato informazioni sintetiche sugli appuntamenti del medico potranno essere inviate come SMS allo stesso dalle apposite funzioni

Prestazioni del medico

Qualora il medico sia uno specialista o un medico del lavoro è possibile definire/richiamare dall’anagrafica prestazioni, le prestazioni specifiche erogate dal medico stesso.
Nel caso di medico specialista tali prestazioni saranno visibili in fase di prenotazione appuntamento.
Se si definiscono i prezzi praticati dal medico alla struttura per le prestazioni indicate (in valore assoluto o in % rispetto al prezzo praticato dalla struttura), l’assegnazione del medico in prenotazione e la successiva accettazione delle prestazioni erogate comporterà la possibilità di ottenere delle stampe di valorizzazione delle prestazioni del medico stesso che verranno riconosciute dalla struttura.

    Settimana medico

    La scheda è utilizzata per la definizione della settimana “standard” del medico.
    • E’ possibile indicare le date di validità (dal /al) per indicare a quale periodo si riferisce la settimana tipo (se non indicate sarà applicabile sempre);
    • Per lo stesso giorno della settimana è possibile indicare più intervalli (ad esempio in caso di attività della mattina e del pomeriggio con pausa pranzo);
    • E’ possibile indicare delle note specifiche per il giorno della settimana di presenza del medico; le note saranno visibili in fase di prenotazioni appuntamenti;
    • E’ possibile assegnare la stanza al medico per il giorno della settimana indicato (vedi paragrafo Assegnazione stanza al medico e ricerche stanze disponibili); nel caso venga selezionata una stanza già occupata da altro medico per lo stesso spazio orario o comunque per un orario che si sovrappone viene segnalato all’operatore.

    Indisponibilità

    E’ possibile creare delle date di indisponibilità del medico nell’ambito della sua settimana tipo (ad esempio ferie del medico); una data resa indisponibile potrà essere successivamente ripristinata.

    Disponibilità Extra

    E’ possibile creare delle date specifiche di “disponibilità extra” sia perché la data non ricade nella settimana tipo del medico sia perché l’impostazione di ora inizio/ora fine/durata è diversa da quella prevista dalla settimana tipo (ad esempio perché il medico viene 1 ora prima del previsto); in questo secondo caso per la data creata nelle disponibilità extra la struttura (orario inizio/orario fine/durata) prevale sulla settimana tipo.
    TIP: La scheda Disponibilità Extra può essere utilizzata anche per tutti i casi in cui la presenza del medico non è di tipo settimanale (es. ogni 15 giorni, oppure se le presenze vengono comunicate di volta in volta).

    Sintesi: Priorità della struttura ora inizio/ora fine/ durata nella creazione dell’agenda medico

    In base a quanto detto la stessa data potrebbe trovarsi contemporaneamente sia nella settimana tipo del medico, nella scheda indisponibilità e nella scheda disponibilità extra. In questo caso le impostazioni verranno considerate nel seguente ordine di priorità:
    I - Scheda Indisponibilità. Quando una data è nella scheda indisponibilità, indipendentemente da altre impostazioni, la giornata comparirà nell’agenda con il simbolo indisponibile) e non sarà possibile inserirvi prenotazioni.
    II - Scheda Disponibilità Extra Quando una data è nella scheda disponibilità Extra la struttura qui riportata sarà l’unica che verrà presa in considerazione per la creazione dell’agenda in quella data; in altre parole la settimana tipo non verrà considerata, anche se definita per un’altra fascia oraria.
    III - Scheda Settimana Medico Poiché la struttura qui rappresentata è quella della settimana “tipo” o “standard”, la struttura viene considerata solo se non sono state immesse eccezioni per quella data (punti I o II).

      Indisponibilità dell’intera struttura: calendario festività

      Nel caso in cui l’intera struttura sia chiusa (es. festività, ferie ecc.), sarà possibile, anziché inserire le indisponibilità nelle schede dei singoli medici, inserire il calendario delle festività per la struttura.

        Assegnazione stanza al medico e ricerche stanze disponibili

        L'assegnazione delle stanze al medico è una fase opzionale (non è necessaria per creare l'agenda del medico); viene utilizzata per:
        • Organizzare la disponibilità delle stanze a disposizione della struttura (propedeutico per l’utilizzo della funzione di Ricerca Disponibilità Stanze, stampe da Anagrafiche Stanze con l'occupazione giornaliera delle stanze)
        • Assegnare il Biglietto Coda con indicazione della stanza in cui recarsi (gestione del Monitor di Sala)
        • La stanza può essere assegnata al medico:
        • “Riservandola” al medico dall’anagrafica stanze (in questo caso la stanza non potrà essere assegnata ad altri medici nemmeno quando il medico a cui è riservata non è presente in struttura);
        • In fase di definizione della settimana medico o delle disponibilità extra del medico. In questo caso la stanza sarà occupata solo nelle giornate/orari di presenza del medico.
        La funzione di ricerca stanze disponibili consente di trovare le stanze disponibili indicando il giorno ora inizio e ora fine. La funzione restituirà le informazioni sulle stanze disponibili per la giornata, occupate nella giornata ma con un orario compatibile e occupate nella giornata e con orario non compatibile.
        ANGRAFICA ANALISI E PRESTAZIONI

        Anagrafica analisi e prestazioni – informazioni base

        Ad ogni prestazione effettuata è possibile associare:
        • Codice e Descrizione (dati obbligatori)
        • Se la prestazione è erogata in regime di convenzione con il SSN il Prezzo del Nomenclatore Regionale ed il Codice Nomenclatore;
        • Le note prenotazione legate alla prestazione (informazioni o istruzioni inerenti la preparazione all’esame che verranno inserite nella conferma della prenotazione al paziente
        PRENOTAZIONI
        Le funzionalità previste dal Modulo consentono di effettuare le prenotazioni dei pazienti per i vari medici specialistici che operano all’interno della struttura sanitaria

          Ricerca disponibilità

          E’ possibile ricercare sia direttamente il medico che le prestazioni erogate visualizzando i medici che erogano la prestazione.
          Una volta selezionato il medico il sistema proporrà:
          • In automatico il primo spazio disponibile
          • Evidenzierà in verde le giornate disponibili
          • Evidenzierà in rosso le giornate di presenza ma completamente prenotate
          • Le giornate incluse nella settimana tipo ma eccezionalmente non disponibile con croce rossa
          Sarà possibile spostarsi rapidamente di mese in mese e cliccare sulla giornata selezionata per visualizzare gli spazi orari disponibili.
          Concordata la giornata e l’orario sarà possibile effettuare la prenotazione. Effettuazione prenotazione Informazioni inseribili nella prenotazione:
          • Cognome e Nome (unici dati obbligatori)
          • Facendo doppio clic sul campo cognome verrà richiamata in automatico l’anagrafica clienti censiti per quel cognome (o parte di esso). Qualora già esistente il paziente potrà essere richiamato dall’anagrafica e sarà visualizzato il Codice Cliente nel relativo campo e tutti i dati anagrafici già salvati in precedenza (es. recapiti vari, note cliniche paziente) verranno visualizzati.
            Nel caso di utilizzo congiunto con il Modulo Medicina del lavoro sarà possibile indicare la ditta ed aprire l’anagrafica dei dipendenti della ditta.
          • Altri dati inseribili in prenotazione (non obbligatori): data di nascita, codice fiscale, telefono, cellulare, e-mail, note prenotazione, listino prezzi da applicare.
          • Inserimento Prestazione/i da effettuare.
          • NB: Non è necessario l'inserimento della specifica prestazione in quanto l'appuntamento viene salvato anche senza tale indicazione (appuntamento generico); La durata di ogni appuntamento “standard” sarà stabilita in anagrafica medico. E’ però possibile attribuire ad una o più specifiche prestazioni delle durate diverse (inferiori o superiori) alla durata standard. In questo caso, al momento della prenotazione lo spazio orario successivo verrà corrispondentemente diminuito o aumentato.
          La durata di ogni appuntamento “standard” sarà stabilita in anagrafica medico. E’ però possibile attribuire ad una o più specifiche prestazioni delle durate diverse (inferiori o superiori) alla durata standard. In questo caso, al momento della prenotazione lo spazio orario successivo verrà corrispondentemente diminuito o aumentato.
          Al salvataggio della prenotazione è possibile stampare la CONFERMA PRENOTAZIONE per consegnarla al paziente oppure inviarla per e-mail.
          La conferma prenotazione potrà contenere dati utili quali indicazioni per raggiungere la struttura, mappa stradale ecc.
          La conferma della prenotazione potrà essere inviata anche via SMS

            Invio di promemoria appuntamento sia via e-mail che SMS a pazienti o medici

            E’ possibile inviare i promemoria degli appuntamenti ai pazienti che hanno prenotato, ad esempio, per il giorno dopo.
            I promemoria possono essere inviati sia via SMS che e-mail.
            E’ possibile inviare l’agenda al medico, ad esempio per il giorno successivo, via e-mail, oppure un riepilogo degli appuntamenti per il giorno successivo (numero appuntamenti, ora primo appuntamento e ora ultimo appuntamento) via SMS3.

              Gestione più punti di prenotazioni contemporanei

              Per la gestione delle prenotazioni effettuate contemporaneamente da più di una postazione, la giornata su cui è posizionato un operatore sarà "Bloccata" fino all'uscita stessa. In questo modo non sarà possibile prendere appuntamenti contemporanei per la stessa data/medico da parte di operatori diversi.

                Stampa Agenda

                Dall’agenda sarà possibile stampare:
                • L’agenda relativa al singolo medico (per una giornata o per un periodo), che potrà essere consegnata al medico stesso;
                • L'agenda giornaliera per l’intera struttura — che potrà rimanere al banco di ricevimento pazienti.
                L’agenda degli appuntamenti per il giorno o i gironi successivi potrà essere inviata al medico a mezzo mail
                ALTRE AZIONI SU AGENDA APPUNTAMENTI

                Ricerca prenotazione, spostamento o cancellazione

                E’ possibile ricercare le prenotazioni effettuate (sia per date future che passate) per vari criteri: nominativo paziente (o parte di esso), medico, data, numero prenotazione e orario.
                La prenotazione può essere sia cancellata che spostata in altra data/orario senza necessità di reinserire i dati.

                  Annullamento disponibilità spazi orari o intera giornata

                  Direttamente dall’agenda del medico è possibile sia rendere indisponibili degli spazi orari che l’intera giornata.

                    Inserimento appuntamenti “fuori orario”

                    E’ possibile inserire appuntamenti senza occupare spazi orari. Gli appuntamenti così inseriti seguiranno comunque il normale “ciclo” degli appuntamenti con orario (ad esempio potranno essere comunque oggetto di accettazione e fatturazione al paziente).
                    GESTIONE PRENOTAZIONI DEL GIORNO
                    Dalla funzionalità di gestione delle prenotazioni del giorno saranno visualizzati tutti i pazienti prenotati per la giornata in ordine di orario prenotato. Dalla maschera è possibile visualizzare solo i pazienti non ancora accettati dalla segreteria (impostazione standard) oppure anche i pazienti già accettati.
                    Dalla funzione di gestione delle prenotazioni del giorno sarà possibile:
                    • Stampare il biglietto coda all’arrivo del paziente. Il biglietto coda mostrerà, oltre al numero di coda assegnato (per chiamata anonima del paziente) il medico con il quale è stata prenotata la prestazione, l’orario prenotato ed il numero delle prenotazioni precedenti che non hanno già terminato la visita;
                    • Gestire lo “stato prenotazione”: paziente non arrivato, paziente in sala d’attesa, paziente in chiamata, paziente dal medico e paziente visita terminata. Lo stato prenotazione potrà essere gestito sia dalla segreteria che direttamente dalla postazione di lavoro del medico; si rappresenta sotto il flusso dello stato prenotazione dei pazienti.
                    • Flusso di gestione "stato prenotazione"
                      Arrivo Paziente
                      La segreteria/accettazione indica "paziente in sala di attesa" e stampa biglietto coda
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                      Chimata prossimo paziente
                      Il medico cliccando su "Chiama prossimo paziente" mette in automatico il primo paziente in coda in stato "paziente in chiamata". Sul monitor verrà visulizzato il numero coda ed il nominativo del paziente in chiamata
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                      Paziente dal medico
                      Il medico cliccando su "Paziente dal medico" conferma l'arrivo del paziente (cliccando nuovamente su chiamata prossimo paziente si mette invece in chiamata il paziente successivo).
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                      Paziente visita terminata
                      Il medico cliccando su "Chiama prossimo paziente" mette in automatico il primo paziente in coda in stato "paziente in chiamata" ed il paziente con stato "dal medico" in stato "paziente visita terminata"

                    • Le operazioni sullo “stato prenotazione” possono essere effettuate sia dal medico (postazione di lavoro Medico Specialista” che dalla segreteria/accettazione (postazione di lavoro standard);
                    • Ideale completamento alla gestione dello “stato prenotazione” è il modulo Gestione Monitor di Sala

                    • Il monitor di sala per la visualizzazione delle prenotazioni del giorno consente ai pazienti presenti nelle sale di attesa di visualizzare il numero assegnato con il biglietto coda: il numero del paziente attualmente dal medico e del prossimo paziente che verrà chiamato, la stanza e il piano in cui visita il medico con cui hanno prenotato la prestazione, il paziente in chiamata per il medico. Può essere aggiunto un video con informative o pubblicità sulle prestazioni della struttura.

                    Accettazione pazienti

                    Quando il paziente prenotato si reca presso la struttura la prenotazione viene trasformata in accettazione. Nella trasformazione verranno integrati gli eventuali dati mancanti del paziente (indirizzo, codice fiscale ecc.); se il paziente è già presente in archivio verranno proposti i dati presenti. La trasformazione in accettazione consentirà di:
                    • Effettuare la fatturazione al paziente (sia da parte del poliambulatorio che del medico con la gestione accentrata degli incassi;
                    • Produrre i riepiloghi ASL/Regione per le prestazioni erogate in regime di convenzione SSN;
                    • Alimentare le stampe di riepilogo di valorizzazione delle prestazioni del medico specialista.

                    Codice Fiscale

                    Il codice fiscale può essere digitato oppure calcolato dal sistema utilizzando l’apposita funzione; è possibile inoltre inserire il codice fiscale (o leggere lo stesso dal bar-code della tessera sanitaria, utilizzando un comune lettore di codici a barre) e, richiamare il paziente — qualora già presente in anagrafica — oppure precompilare i dati ricavati dalla lettura (data di nascita, comune di nascita, sesso).

                      Gestione “privacy”

                      Viene gestita la stampa del modulo di autorizzazione al trattamento dei dati (cd. Legge “privacy”), proposto in automatico nel caso di nuovo paziente. La data di firma dell’autorizzazione viene memorizzata in anagrafica paziente.
                      VALORIZZAZIONE PRESTAZIONI MEDICO SPECIALISTA
                      Se indicato in Anagrafica Medico Specialista le prestazioni erogate con i relativi prezzi (in valore assoluto od in % sul valore della prestazione erogata al paziente), le accettazioni relative al medico specialista verranno valorizzate. Sarà possibile ottenere dei report di valorizzazione:
                      • Sintetici (per giornata e prestazione);
                      • Analitici (con dettaglio per singolo paziente).
                      INSERIMENTO RISULTATI PRESTAZIONI SPECIALISTICHE E STAMPA REFERTI

                      Inserimento risultati prestazioni specialistiche

                      Il programma consente la compilazione del referto del medico specialista, per le prestazioni inserite in accettazione.
                      Tale compilazione è facilitata da una tabella di risultati predefiniti (refertazioni standard), suddivisi per tipologia di risultati e abbinati alle prestazioni.
                      I risultati predefiniti, una volta richiamati sullo specifico referto medico, possono essere modificati nel referto stesso.
                      Nella configurazione “Postazione di Lavoro medico specialista” il medico, una volta loggato nel software con proprio nome utente e password avrà accesso alla refertazione dei soli pazienti relativi ad una prenotazione da lui erogata.

                        Aggiunta di immagini e di informazioni specifiche per il referto

                        Nel caso in cui si desiderino aggiungere immagini o altre informazioni specifiche legate al tipo di referto o alla prestazione sarà possibile richiedere referti personalizzati (servizio).
                        FATTURE

                        Fattura poliambulatorio e Fattura medico

                        E’ possibile fatturare le prestazioni specialistiche sia da parte del poliambulatorio che del medico con gestione della riscossione accentrata del poliambulatorio (l.296/2006).
                        Nel caso della fattura da parte del medico sarà possibile gestire:
                        • Intestazione fattura con logo del medico
                        • Numero fattura automatico (con gestione numeratore) o manuale;
                        • Registro degli incassi effettuati in nome e per conto del medico;
                        • Dati utili per la compilazione della Comunicazione annua dei compensi riscossi da parte delle strutture sanitarie private (Mod SSP)

                        Fatturazione automatica affitti o canoni periodici

                        E’ possibile impostare per ogni medico la frequenza e l’importo dell’affitto o di altri canoni periodici che il poliambulatorio fatturerà al medico per l’uso dei locali e/o delle attrezzature. Le fatture potranno essere generate automaticamente a fine mese o per altro periodo/frequenza.