MODULO BASE

TABELLE DI BASE – ANAGRAFICA ESAMI
L’anagrafica esami comprenderà tutte le prestazioni erogate dalla struttura sanitaria; essa comprende i seguenti elementi:
  • Codice e Descrizione (dati obbligatori)
  • Descr. Breve: sigla alfanumerica con cui indicare l'esame/i. Verrà riportata sui Fogli di Lavoro o potrà essere utilizzata per richiamare l'esame/i in varie funzioni del programma (ad es. Inserimento risultati);
  • Se la prestazione è erogata in regime di convenzione con il SSN il Prezzo del Nomenclatore Regionale ed il Codice Nomenclatore;
  • UM e Valori normali (min-max, note); i valori normali vengono differenziati per tipologia di paziente (es. uomo/donna/bambino, ma anche nel caso di analisi veterinarie per specie animale – es. cane, gatto, cavallo);
  • Provetta utilizzata (per consentire la stampa in automatico del n° di etichette necessario e l’indicazione al prelevatore su apposita scheda);
  • Metodica: Metodo di esecuzione dell'analisi - verrà riportata sul referto;
  • Se l’esame è eventualmente effettuato da terze strutture (service) per le relative stampe di riepilogo e controllo fatture esterne.
  • Tempi di consegna: per calcolare la data in cui il referto potrà essere consegnato completo;
  • Codice IVA: per associare alla prestazione un codice IVA diverso dal codice di default (es. per prestazioni non esenti IVA art. 10);
  • Prelievo (SI/NO): indica se l'analisi prevede il calcolo del prelievo (ematico) effettuato in automatico dal software;
  • Gruppo (es. chimica clinica, ematologia ecc): il campo può essere utilizzato per gestire l'ordinamento delle esame/i all'interno del Referto e può essere utilizzato come filtro o raggruppamento per statistiche e query;
  • Fittizio: l’attributo Indica che l'esame non comparirà nella stampa dei Fogli di Lavoro e nei referti del Laboratorio; utilizzato per prestazioni di vario tipo (es. prelievi domiciliari, prelievi non ematici) che possono essere addebitati ai clienti, ma che non consistano in esami di laboratorio;
  • Escludi dal Referto: l'esame comparirà sui fogli di lavoro, ma non sul referto di laboratorio.
In caso di GESTIONE MEDICINA DEL LAVORO potranno essere utilizzati altri parametri attribuibili alla prestazione:
  • Stampa in documenti dipendenti: E’ possibile indicare se l’esame debba essere stampato sui documenti dei dipendenti (es. protocolli sanitari nelle cartelle sanitarie, riepiloghi nominativi degli esami ecc.)
  • Categoria: Classificazione utilizzabile nell’ambito della programmazione e pianificazione interventi (es. esami di laboratorio, visite specialistiche ecc.)
  • Classificazione su Relazione Sanitaria: Indicare se l’esame, ai fini della Relazione Sanitaria, sia classificabile come Prestazione Specialistica, Monitoraggio Biologico o Esame Chimico—Clinico;
  • Valori di riferimento per monitoraggio biologico: utilizzabili ai fini delle classificazioni in Relazione Sanitaria o Riepiloghi Nominativi Dipendenti; è possibile impostare sia il VR (valore di riferimento) che il BEI (valore limite biologico);
Da “Il monitoraggio biologico degli agenti chimici” – Scheda Tecnica n°7/09 pubblicata da ISPESL – Istituto Superiore per la Prevenzione e la Sicurezza del Lavoro - …omissis…I valori di riferimento biologici rappresentano una stima, eseguita sulla popolazione non professionalmente esposta, della concentrazione di una determinata sostanza riscontrabile nei liquidi biologici. Il valore di riferimento, determinato in situazioni per le quali è stata esclusa una specifica esposizione lavorativa, consente di verificare se l’esposizione del lavoratore è superiore rispetto a quella della popolazione generale. … omissis … I BEI indicano la concentrazione al di sotto della quale la maggior parte dei lavoratori non dovrebbe subire effetti negativi per la salute … omissis

Scomposizione in sotto esami

Ogni analisi può essere scomposta in sotto esami (esempi tipici EMOCROMO, ESAME URINE ecc.) ai quali potranno essere associati molti dei parametri normalmente attribuibili all’analisi (unità di misura, valori normali ecc). Ai sotto esami può essere assegnato un GRUPPO di appartenenza per migliorare la leggibilità del referto (es. ESAME URINE raggruppato in esame fisico o esame chimico). Viene gestito il calcolo automatico, attraverso l’inserimento di formule, sia all’interno di sotto esami appartenenti allo stesso esame che fra esami/sotto esami diversi che relativamente a parametri precodificati attraverso l’inserimento di formule. Anche sui sotto esami è possibile pre-impostare un risultato di default.
ALTRE TABELLE DI BASE

Commenti risultati esami e codici predefiniti risultati

Attraverso queste due anagrafiche sarà possibile impostare delle codifiche da utilizzare in fase di inserimento risultato sia per l’inserimento di un commento al risultato dell’analisi, sia per l’inserimento di risultati non quantitativi (es. A= assente, P = presente ecc)

    Protocolli standard (Gruppi di prestazioni)

    Attraverso la definizione dei protocolli standard (ovvero di raggruppamenti di prestazioni) sarà possibile, in fase di prenotazione appuntamento o di accettazione anche per medicina del lavoro, richiedere per il paziente una serie di prestazioni per indagini specifiche (medicina del lavoro, medicina sportiva, check-up completi ecc.).

      Medici

      I medici definiti in questa anagrafica possono essere:
      • Medici Specialistici (che operano nell’ambito della struttura sanitaria)
      • Medici esterni (proscrittori o medici curanti dei pazienti)
      • Medici del lavoro (Utilizzabili con il Modulo Medicina del Lavoro e assegnabili in Anagrafica Ditta come medico competente)
      Potranno essere inserite le seguenti informazioni anagrafiche:
      • Codice, Nominativo, Indirizzo, Codice Fiscale, Data Nascita, Comune Nascita, Note, Telefono, Fax, Tipo Medico, e-mail, Cellulare, Codice Regionale Medico;
      • Inoltre, per quanto riguarda l’invio delle agende appuntamenti, sono previsti 2 parametri:
      • Invia Agenda per e-mail: Se fleggato l'agenda appuntamenti del medico potrà essere inviata per e-mail allo stesso dalle apposite funzioni;
      • Invia Agenda per SMS: Se fleggato informazioni sintetiche sugli appuntamenti del medico potranno essere inviate come SMS allo stesso dalle apposite funzioni

      Listini di vendita

      Con la definizione dei listini la struttura sanitaria potrà definire il prezzo applicato alle prestazioni. Sono definibili sia listini convenzionati con il SSN (esenti, cd. “franchigia”) e listini privati e/o altre convenzioni (es. convenzioni con assicurazioni). Con il Modulo Medicina del Lavoro in anagrafica Ditta sarà specificato il listino da applicare ed un eventuale sconto sullo stesso.

        Anagrafica struttura sanitaria

        Attraverso l'inserimento della ragione sociale, del logo e degli altri dati anagrafici della struttura sanitaria è possibile ottenere le principali stampe (Referti, fatture ecc.) intestate con i dati di cui sopra. Grazie a questa caratteristica è possibile utilizzare per le stampe normale carta bianca anziché carta prestampata.
        ACCETTAZIONE PAZIENTI
        La procedura di accettazione dei pazienti ha le seguenti funzionalità:
        • Richiamo automatico dei dati paziente presenti in anagrafica: nel caso in cui il paziente sia già presente in anagrafica sarà possibile ricercarlo inserendo il cognome e nome o solo una parte del cognome. Tutti i dati presenti (indirizzo, data di nascita, codice fiscale ecc.) verranno richiamati automaticamente;
        • Alimentazione automatica dell’anagrafica pazienti in fase di accettazione: per i pazienti non presenti in anagrafica i dati digitati verranno storicizzati nell’archivio anagrafico per utilizzi successivi;
        • Gestione omonimo: il programma è in grado di gestire pazienti omonimi, differenziandoli in base alle date di nascita;
        • Codice Fiscale: il codice fiscale può essere digitato oppure calcolato dal sistema utilizzando l’apposita funzione; è possibile inoltre ricercare/inserire i pazienti anche digitando il codice fiscale oppure leggendolo dalla TESSERA SANITARIA utilizzando un lettore di codici a barre;
        • Inserimento Ricetta Sanitaria: anche per l’inserimento del numero di RICETTA SANITARIA potrà essere utilizzato un lettore di codice a barre;
        • Gestione “privacy”: viene gestita la stampa del modulo di autorizzazione al trattamento dei dati (cd. Legge “privacy”), proposto in automatico nel caso di nuovo paziente. La data di firma dell’autorizzazione viene memorizzata in anagrafica paziente.

        Inserimento esami richiesti.

        Per rendere quanto più veloce possibile la fase di inserimento degli esami richiesti il sistema include le seguenti caratteristiche:
        • Chiavi alternative: è possibile inserire gli esami sia attraverso l’inserimento del codice laboratorio che della sua descrizione (entrambi definiti nella tabella di base Anagrafica Esami);
        • Richiamo della descrizione in fase di digitazione: mentre l’utente digita la descrizione dell’esame sul campo il sistema richiama il primo esame la cui descrizione inizia con le lettere digitate.
        • Finestra di aiuto: sia sul campo Codice che sul campo Descrizione è attivabile la finestra di ricerca (si può ricercare anche per parte della descrizione dell’analisi)
        • Gestione alias: si possono inserire ALIAS per la stessa analisi e ricercare per entrambi (es. EMOCROMO o ESAME EMOCITOMETRICO).
        • Segnalazione di duplicazione esami: per evitare di inserire erroneamente due volte lo stesso esame il sistema segnala un messaggio di attenzione;
        • Listino: si tratta del tipo di pagamento associato al singolo esame nell'ambito dell'accettazione. Il campo può essere modificato in fase di inserimento dell'esame per gestire prezzi diversificati nell’ambito della stessa accettazione.
        • Nel caso di accettazioni in regime di convenzione con il SSN sarà impostabile un listino “Pagante di default” che verrà proposto per gli esami non erogabile in regime di convenzione. In questo caso il Rapporto USL conterrà solo gli esami in regime di convenzione e la fatturazione al paziente includerà invece gli esami a pagamento. Il sistema consente quindi la gestione di accettazioni "miste" (esami a pagamento ed esami convenzionati oppure esami inclusi in particolari convenzioni, anche private, ed esami esclusi con un’unica operazione di accettazione).
        • Visualizzazione totale ricetta: l’operatore avrà sempre visione sullo schermo dell’importo che il paziente deve pagare per la prestazione.
        • Gestione antibiogramma con legame al tipo di esame culturale: viene gestita l’associazione dell’antibiogramma alla coltura di riferimento (urine, tampone faringeo ecc); inoltre esiste la possibilità di aggiungere/togliere/modificare l’antibiogramma accettato anche in fase di inserimento risultati.

        Creazione fattura da accettazione

        La fattura al paziente potrà essere stampata direttamente in fase di accettazione. La descrizione della fattura comprenderà analiticamente tutti gli esami oppure il totale da pagare su un'unica riga con una descrizione generica, a scelta dell’utente. Nella creazione della fattura da accettazione vengono gestiti:
        • Addebito marca da bollo: il calcolo della marca da bollo, se dovuta, viene effettuato in automatico;
        • Altri addebiti eventuali legati alla modalità di pagamento;
        • Importo da pagare, importo pagato e calcolo dell’eventuale resto;
        • Indicazione della modalità con cui il paziente ha pagato (es. contanti, POS, Carta di Credito)

        Stampe effettuabili al termine dell’accettazione

        Il programma, sempre in fase di accettazione, permette di stampare:
        • Ricevuta al paziente per il ritiro del referto: il documento contiene varie informazioni per il paziente (data ritiro referto, importo da pagare/pagato, delega per il ritiro da parte di altri soggetti)
        • Scheda per il prelevatore: il documento contiene informazioni per il prelevatore (esami richiesti, provette da utilizzare, n° etichetta ecc.):
        • Etichette per le provette: vengono stampate automaticamente il N° di etichette necessarie per le provette da utilizzare. Le etichette possono essere stampate anche in un momento successivo alla accettazione, scegliendo anche un range di accettazioni.

        Numeratori

        Il numeratore dell’accettazione può essere impostato, a scelta della struttura:
        • Con ri-azzeramento automatico giornaliero o mensile o con azzeramento manuale;
        • Entro un range numerico a scelta dell’utente (es. da 0 a 1.000)

        Punti di prelievo

        L'utilizzo di diversi punti di prelievo consente di differenziare vari elementi del flusso di lavoro (Il n° delle etichette identificative delle provette; l’inserimento dei risultati; stampa dei risultati; i rapporti interni/statistiche). Questa organizzazione del lavoro è necessaria quando il laboratorio effettua i prelievi contemporaneamente in due o più punti fisicamente distinti (ad es. diverse località, reparti, in sede e a domicilio, presso le aziende clienti etc.), ma può essere utilizzata anche per scopi statistici o comunque per tracciare direttamente la provenienza del campione.

          Fogli di lavoro

          I fogli di lavoro sono ottenibili seguendo tre diversi criteri:
          • Per paziente (tutte le analisi richieste per ogni accettazione);
          • Per analisi (tutti i pazienti che hanno richiesto un dato esame);
          • Per aggregazione di analisi (cd. Foglio di lavoro aggregato). L’aggregazione di analisi può essere fatta seguendo le esigenze organizzative del laboratorio e normalmente corrisponde ad un gruppo di lavoro, un macchinario, una sezione specializzata ecc.)

          Interrogazioni

          Sono previste varie tipologie di interrogazioni sia a video che in stampa sulle accettazioni dei pazienti.
          • Interrogazioni per paziente con risultati: la ricerca in base al nominativo (anche parziale) del paziente restituisce l’elenco delle accettazioni effettuate per il paziente stesso. Selezionando l’accettazione saranno visualizzabili i risultati e potranno essere ristampati i referti.
          • Stampa elenchi delle accettazioni effettuate selezionabili per date, punto di prelievo, listino.
          • Ricerche accettazioni in base ai dati principali di accettazione (data, nominativo, punto di prelievo, listino, numero fattura emessa ecc.)
          • Ricerche accettazioni in base agli esami richiesti.
          INSERIMENTO RISULTATI E STAMPA DEI REFERTI

          Inserimento risultati manuale

          I risultati degli esami effettuati possono essere inseriti nel sistema con i seguenti criteri (anche in modo misto):
          • Per esame e punto di prelievo
          • Per esame indipendentemente dal punto di prelievo
          • Per paziente
          La scelta dipenderà dall’ organizzazione operativa del flusso di lavoro. Sarà possibile inserire dei commenti precodificati al risultato dell’esame, qualunque sia la procedura di inserimento seguita.

            Segnalazione risultati out-of-range

            In fase di inserimento idei risultati il sistema segnala all’operatore (sia acusticamente che visivamente warning) quando i risultati fuori dai limiti di riferimento. I risultati fuori dai limiti di riferimento verranno marcati in rosso.

              Inserimento risultati automatico (servizio di interfacciamento strumentazione diagnostica)

              L’integrazione tra il software LabPro – gestionale per laboratori di analisi e la strumentazione analitica viene realizzata mediante specifici programmi di comunicazione. In generale qualsiasi strumento analitico è collegabile on-line purché sia dotato di interfaccia di comunicazione e di protocollo di collegamento. L’interfacciamento avviene di regola mediante un collegamento fisico (realizzato con cavo seriale) tra lo strumento e la postazione di lavoro più vicina. Il collegamento è generalmente bidirezionale:
              • Il software comunicherà allo strumento la Work-list (elenco delle accettazioni con esami richiesti
              • Il software riceverà dallo strumento i risultati o l’operatore potrà visualizzarli, validarli o, eventualmente, modificarli
              I risultati ricevuti verranno memorizzati sul database centrale e saranno automaticamente integrati con i risultati inseriti manualmente e potranno essere stampati i referti.

                Stampa dei referti

                La stampa dei risultati può essere effettuata con tre tipologie di selezione:
                • Stampa per periodo. Consente di stampare tutti i referti relativi ad una data o range di date secondo lo stato dello stesso (completo/incompleto; mai stampato/ristampa) Ad esempio sarà possibile utilizzare la stampa per periodo (che consente di selezionare solo i referti completi e mai stampati) nella gestione del flusso quotidiano;
                • Stampa selettiva. Dall’elenco delle accettazioni fatte in una certa data/range di date si può effettuare una selezione dei referti di cui si vuole ottenere la stampa. L’elenco visualizzato indicherà anche lo STATO del referto (competo, stampato, validato, inviato per e-mail, firmato digitalmente ecc.)
                • Stampa diretta da inserimento per paziente.

                Stampa elenchi: incompleti, per data consegna, completi e stampati.

                E’ possibile chiedere un elenco dei referti incompleti di una certa data o di un range di date con eventuale dettaglio degli esami che risultano non ancora refertatati.

                  Altre funzionalità accessorie all’inserimento/visualizzazione dei risultati per paziente

                  Direttamente dalla maschera di inserimento/visualizzazione dei risultati per paziente sarà possibile:
                  • Visualizzare i risultati pregressi per lo stesso esame;
                  • Visualizzare completamente i referti precedenti dello stesso paziente ed eventualmente ristamparli;
                  • Validare il referto da parte di un utente loggatosi con account e password di validatore;
                  • Ottenere la stampa cartacea del referto;
                  • Ottenere la stampa digitale (pdf);
                  • Firmare digitalmente il referto
                  • Inviare il referto per e-mail
                  • Inviare un SMS al paziente per “avviso di referto pronto”.
                  • Stampa trend dei risultati per paziente: è possibile visualizzare o stampare, sotto forma di grafico, l’andamento dei risultati di un esame effettuato presso la struttura.
                  GESTIONE FATTURE E RAPPORTI ASL

                  Fatturazione

                  La fatturazione dell’accettazione pazienti può essere fatta:
                  • Direttamente dalla procedura di accettazione del paziente:
                  • Dalla funzione di fatturazione richiamando le accettazioni che risultano ancora da fatturare.
                  • E’ possibile inserire fatture “manuali” (non legate ad accettazione pazienti) sia definitive che provvisorie, sia relative a prestazioni presenti in anagrafica analisi e altre prestazioni che fatture di righe descrittive (prestazioni non presenti in anagrafica).
                  • E’ possibile modificare fatture emesse relativa ad accettazioni pazienti modificando importi o aggiungendo righe sia di anagrafica analisi che descrittive.
                  • E’ possibile effettuare fatturazioni di affitti o canoni periodici.

                  Gestioni accessorie alla fatturazione

                  Il software consente di gestire:
                  • Codici IVA
                  • Numeratori fatture
                  • Calcolo automatico addebito imposta di bollo

                  Stampa rapporti ASL

                  Il programma prevede 2 tipologie di stampa:
                  • Dettagliata: Contenente tutti i dati inerenti alle singole impegnative
                  • Riepilogativa. Contenente i dati riepilogativi, a livello di singolo codice analisi, delle prestazioni effettuate (N°, valore unitario, valore totale).

                  Generazione rapporti ASL su supporto informatico

                  Il programma è predisposto per la realizzazione di file da inviare alle ASL di competenza, contenenti i dati delle prestazioni effettuate in regime di convenzione. La realizzazione dello specifico tracciato richiesto dalla ASL di competenza verrà effettuato su richiesta del cliente.
                  GESTIONE PRESTAZIONI DATE IN SUBAPPALTO (SERVICE)

                  Definizione anagrafica fonditori service e listino prezzi

                  L’anagrafica fornitore prevede:
                  • I comuni dati anagrafici del fornitore (ragione sociale, indirizzo, e-mail, telefono, fax ecc.;
                  • Il listino prezzi praticato dal fornitore

                  Elenchi prove affidate in subappalto

                  Sono ottenibili elenchi delle specifiche prove affidate in subappalto (con riferimenti all’accettazione dei pazienti) analitici e sintetici con il relativo valore. Possono essere filtrati per: date accettazione, punto, fornitore ecc. Qualora i risultati delle analisi affidate all’esterno vengano inserite nel database sarà possibile ottenere anche l’elenco delle analisi ancora non pervenute.
                  GESTIONE UTENTI
                  Creazione degli utenti che possono accedere all’applicativo con relativa password di accesso.
                  Utenti o gruppi di utenti possono essere abilitati/disabilitati ad eseguire le varie funzionalità previste dal menu.
                  QUERY E STATISTICHE

                  Query

                  Estrazioni estremamente flessibili sulle principali tabelle del database. I dati estratti potranno essere visualizzati, ordinati (ascendente/discendente) per ognuno dei campi ottenuti e potranno essere esportati in formato xls e leggibili con i programmi di office automation (es. Microsoft Excel ®, Open Office ®).

                    Statistiche

                    La funzione delle statistiche permette di ottenere oltre 180 report statistici sulle diverse aree di attività. Inoltre, grazie alla possibilità di modifica dei parametri di aggregazione e di ordinamento dei dati esposti sono ottenibili ulteriori statistiche personalizzabili dall’utente stesso.