MODULO BASE

Il modulo base del software è stato studiato in modo specifico per la gestione del magazzino degli articoli utilizzati dai laboratori (reagenti, materiale di consumo ecc.). In particolar modo il magazzino reagenti implica, infatti, la gestione dei seguenti aspetti:
GESTIONE MAGAZZINO
Movimentazioni di magazzino Le funzionalità di movimentazione di magazzino consentono:
  • CARICO = per gestire i carichi di articoli per i quali non è stato effettuato un ordine a fornitore;
  • SCARICO = per effettuare gli scarichi per consumi;
  • STAMPA ETICHETTE = per stampare o ristampare le etichette con codice a barre che consentono il riconoscimento del prodotto + lotto tramite lettura ottica;
  • RETTIFICA = per rettificare le giacenze effettive a seguito, ad esempio, di conta fisica delle stesse;
  • TRASFERIMENTO = per cambiare l'ubicazione della giacenza;
  • PREPARAZIONE INTERNA = per inserire un articolo a magazzino preparato internamente con contestuale scarico dei reagenti utilizzati nella preparazione.
Altre funzionalità:
  • Lettura ottica bar-code nell'effettuazione dei movimenti di magazzino
  • Segnalazioni per colore: ARANCIONE per prodotto sotto-scorta; ROSSO per lotto scaduto.

Chiusura e valorizzazione magazzino

Chiusura di magazzino e relativa valorizzazione in base ai costi di acquisto (ricevimenti da ordine a fornitore).
  • Criteri di valorizzazione previsti: Costo Ultimo, Costo Medio Ponderato, FIFO (first in first out)
  • “Congelamento giacenze”: impossibilità di inserire nuove operazioni di magazzino nel periodo chiuso.

Stampe di magazzino

  • Stampe/interrogazioni giacenze di magazzino
  • Stampe movimenti di magazzino
  • Stampe scadenza lotti articoli (si ottengono gli elenchi delle giacenze di magazzino con i dati sul lotto e la scadenza; sono selezionabili ed ordinabili per data scadenza ed evidenziano i lotti scaduti);
  • Stampe riordino articoli (sono elencati gli articoli sottoscorta con le informazioni necessarie per procedere all’ordine al fornitore: fornitore preferenziale, codice articolo, confezionamenti alternativi ecc).
  • Articoli/lotti utilizzati nell’esecuzione delle prove (con riferimento ai campioni accettati) per tracciabilità.
ORDINI A FORNITORI

Emissione manuale ordini

La compilazione dell’ordine a fornitore si appoggia ai dati definiti nelle anagrafiche (dati anagrafici fornitore, condizioni di pagamento, codice articolo fornitore, confezionamento, prezzo lordo e sconto).
  • E’ possibile personalizzare il modulo d’ordine con note di testata e di piede e pre-codificare diversi indirizzi di spedizione (es. laboratori con sedi dislocate, sede operativa diversa dalla sede legale ecc).
  • L’odine emesso potrà essere inviato direttamente a mezzo e-mail al fornitore;

Generazione automatica degli ordini a fornitori

La generazione automatica degli ordini a fornitore consente di creare gli ordini di acquisto del materiale con pochi passi, in base ai parametri impostati sugli articoli ed alle giacenze risultanti a magazzino. I dati che verranno considerati sono i seguenti:
  • PUNTO DI RIORDINO (A) = livello delle giacenza al raggiungimento del quale deve essere effettuato l'ordine a fornitore;
  • GIACENZA DISPONIBILE (B) = livello delle giacenze attuali in ubicazioni disponibili (verranno pertanto scartate le giacenze in ubicazioni, ad esempio, di SMALTIMENTO, SCADUTI ecc);
  • QUANTITA' IN ORDINE DA RICEVERE (C) = verranno riportate le q.tà già ordinate a fornitore ad ancora da ricevere (righe non chiuse o annullate);
Se A < B+C l'articolo verrà selezionato come da ordinare
  • SCORTA MASSIMA (D) = livello di giacenza massima a cui si vuole arrivare con l'ordine. Se impostato nei parametri il sistema mi proporrà in automatico l'acquisto della differenza fra la giacenza massima e la giacenza disponibile [(D) - (B)];
  • ARTICOLO FORNITORE PREFERENZIALE = se impostato il sistema proporrà in automatico l'acquisto dell'articolo preferenziale per la famiglia articoli;
  • N° CONFEZIONI DA ORDINARE = è la quantità da ordinare, calcolata come sopra descritto, arrotondata in eccesso per arrivare ad un multiplo intero del confezionamento di prodotto venduto dal fornitore.
  • Gli ordini proposti potranno essere confermati o modificati prima dell’emissione definitiva;
  • Tutti gli ordini emesso potranno essere inviato direttamente a mezzo e-mail al fornitore;

Carico a Fronte di Ordine

All'arrivo della merce potrà essere fatto il carico in magazzino a fronte dell'ordine aperto. Sarà possibile anche fare evasioni parziali di ordine, chiudere righe di ordine anche se non completamente evase, annullare le singole righe di ordine o l’ordine completo.

Stampe situazioni ordini

Stampe su ordini emessi, sia ordini chiusi che ordini ancora parzialmente o totalmente inevasi, con diversi criteri di selezione: data ordine, numero, fornitore, indirizzo di spedizione, famiglia articolo, linea di prodotto, gruppo. Le stampe potranno essere riepilogative o dettagliate.
    TABELLE DI BASE (ANAGRAFICHE)

    Anagrafica Articoli Magazzino

    Anagrafica dei reagenti e materiali di consumo che vengono utilizzati dal laboratorio. Possono essere definiti i dati relativi ed al punto di riordino (per segnalazione della necessità di riordinare in fase di scarico del componente, da pannello di controllo e stampe articoli da riordinare) ed alla scorta massima (per calcolare in automatico la quantità da acquistare).

    Anagrafica articoli fornitori

    Articoli specifici acquistati con i dati relativi: produttore, fornitore, codice fornitore, confezionamento, tipologia di articolo, dati relativi a prezzi e sconti, link alla scheda di sicurezza del fornitore che sarà disponibile all'operatore nelle principali fasi di utilizzo del programma.

    Altri Parametri di anagrafica

    Abilitazione gestione del lotto con possibilità di rendere obbligatoria la data di scadenza, disattivazione dell'articolo (se non più utilizzato, per mantenere le informazioni storiche), definizione dell'articolo preferenziale fra gli articoli alternativi.

    Calcolo prezzi unitari articolo

    Questa funzionalità costituisce uno strumento di ausilio nella valutazione della convenienza all’acquisto di articoli alternativi (sia per confezionamento che per produttore o fornitore) confrontando il costo unitario (per UM base) di ogni articolo fornitore.
      GESTIONE UTENTI
      Creazione degli utenti che possono accedere all’applicativo con relativa password di accesso.
      Utenti o gruppi di utenti possono essere abilitati/disabilitati ad eseguire le varie funzionalità previste dal menu.
      Gestione delle registrazioni relative all’attività di formazione e abilitazioni relative al personale.
      ISO/IEC 17025 par. 5.2.5 (omissis) Il laboratorio deve mantenere aggiornate le registrazioni della/e relativa/e autorizzazione/i, delle competenze, dei titoli di studio e delle qualifiche professionali, dell’istruzione, dell’abilità ed esperienza di tutto il personale tecnico, compreso quello a contratto. Queste informazioni devono essere facilmente disponibili e devono comprendere la data di conferma dell’autorizzazione e/o della competenza.

      NON CONFORMITÀ, AZIONI PREVENTIVE, AZIONI CORRETTIVE

      Registrazione di non conformità, osservazioni, reclami cliente, commenti (Opportunità di miglioramento).
      • Dati inseribili relativi a NC e altre registrazioni: numero e data rilevazione, tipologia, utente rilevatore, provenienza (es. Accredia, cliente, interna ecc), processo a cui si riferisce la non conformità o altra registrazione (i processi definiti a standard sono quelli derivanti dai diversi paragrafi della normativa ISO/IEC 17025), descrizione sintetica e descrizione estesa, azione richiesta (azioni codificate a standard: AP = Azione preventiva; AC = Azione correttiva), utente a cui è stata assegnata l'attuazione dell'azione richiesta, data entro cui deve essere attuata l'azione richiesta, utente a cui è stata assegnata la verifica dell'efficienza (monitoraggio) dell'azione richiesta, data entro cui deve essere verificata l'efficacia (monitoraggio) dell'azione richiesta, link al documento esterno relativo alla non conformità rilevata;
      • Possibilità di rilevare non conformità durante il processo relativo a registrazione interventi su apparecchiature (es. tarature); registrazioni relative a fornitori;
      • 10 campi utente per l’utilizzo discrezionale e parametrizzabile;
      • Chiusura non conformità con esito positivo o riapertura nuova non conformità a seguito di esito negativo della soluzione;
      • Invio automatico a mezzo e-mail Rapporti di Non Conformità ai vari utenti coinvolti nel processo;
      • Stampa Rapporto di Non conformità;
      • Estrazioni elenchi non conformità selezionabili per: Tipo, Provenienza, Azione richiesta, Processo, Data rilevazione/attuazione e verifica, responsabili, riferimenti (fornitore o matricola apparecchiatura);
      QUERY E STATISTICHE

      Query

      Estrazioni estremamente flessibili sulle principali tabelle del database. I dati estratti potranno essere visualizzati, ordinati (ascendente/discendente) per ognuno dei campi ottenuti e potranno essere esportati in formato xls e leggibili con i programmi di office automation (es. Microsoft Excel ®, Open Office ®).

        Statistiche

        La funzione delle statistiche permette di ottenere report statistici sulle diverse aree di attività. Inoltre, grazie alla possibilità di modifica dei parametri di aggregazione e di ordinamento dei dati esposti sono ottenibili ulteriori statistiche personalizzabili dall’utente stesso.