MODULO BASE

ANAGRAFICHE DITTE E DIPENDENTI

Anagrafica ditta

Contenente tutti i dati anagrafici della ditta:
  • Comuni dati anagrafici: codice e descrizione (dati obbligatori), Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, città, provincia, cap, e-mail, cellulare, telefono, fax, responsabile, note, settore di appartenenza, codice Ateco, Medico del Lavoro, referente,
  • Dati inerenti la fatturazione: listino prezzi applicabile, % sconto applicata, metodo di applicazione dello sconto (sconto indifferenziato o sconto differenziato per singola prestazione), codice IVA, categoria di ricavo attribuita alle prestazioni effettuate sulla ditta, indirizzo di spedizione fattura, cliente di fatturazione (se diverso dal cliente di accettazione), condizioni di credito e modalità di pagamento, banca cliente, IBAN, invio fatture per e-mail
Altri dati:
  • Ditta disattiva: per non effettuare più accettazioni o programmazioni scadenze sulla ditta senza cancellare l’anagrafica;
  • 10 campi utente: campi a disposizione dell'utente per finalità varie. Il campo potrebbe essere utilizzato per personalizzazione delle reportistiche oppure per raccogliere altri dati anagrafici non espressamente previsti;

Anagrafica reparti

I reparti consentono di raggruppare i dipendenti per mansioni omogenee, ovvero aventi lo stesso protocollo di sorveglianza sanitaria.
Ai reparti possono essere associati i rischi lavorativi relativi alle mansioni.

    Anagrafica dipendenti

    Contenente i dati dei dipendenti della ditta:
    • Dati anagrafici principali: cognome, nome, data di nascita, sesso, reparto di appartenenza;
    • Altri dati: numero di matricola, data di assunzione e data dimissione, note cliniche, comune di nascita, codice fiscale (con funzioni di calcolo), indirizzo di residenza, medico curante, telefono, cellulare, e-mail, data firma consenso privacy,
    • 10 campi utente: campi a disposizione dell'utente per finalità varie. Il campo potrebbe essere utilizzato per personalizzazione delle reportistiche oppure per raccogliere altri dati anagrafici non espressamente previsti.

    Associazione prestazioni (protocollo) alla ditta/dipendenti

    Le prestazioni del protocollo di sorveglianza sanitaria possono essere associate alla ditta od ai reparti di appartenenza dei dipendenti.
    Il protocollo di sorveglianza sanitaria comprende i seguenti dati:
    • Prestazione, periodicità della prestazione (in mesi);
    • Altri dati: medico associato alla prestazione (medico competente o medico specialista), prestazione da non riprogrammare.

    Protocolli sanitari per tipologia di attività

    Per facilitare la gestione della programmazione interventi è gestita la definizione di protocolli sanitari associabili al settore di attività dell’azienda. Allo stesso settore di attività possono essere associati più protocolli per gestire interventi presso aziende che, pur appartenendo allo stesso settore, presentano diversi fattori di rischio.
    Una volta definito il protocollo sanitario (con esami associati e periodicità relative, eventualmente differenziate per reparto), questo può essere utilizzato al momento della creazione ditta in anagrafica.
    SCADENZARIO INTERVENTI
    Lo scadenziario degli interventi viene gestito analiticamente per ogni dipendente in base al protocollo associato alla ditta (reparto generico) o al reparto di appartenenza del dipendente.

      Interventi programmati e interventi confermati

      In base alla periodicità degli interventi definiti in anagrafica ditta e alla data dell’ultimo intervento effettuato il software genera uno scadenziario degli interventi programmati.
      Saranno disponibili delle reportistiche, sia sommarie che analitiche, delle scadenze previste per ditta, per medico competente, per area geografica di attività o per ambulatorio (nel caso in cui l’attività venga svolta in più di una sede).
      Sarà poi possibile trasformare gli interventi programmati in interventi confermati specificando la data esatta concordata con la ditta ed, eventualmente, l’orario, il medico e se l’intervento è all’interno della struttura o presso la ditta.
      Tale gestione potrà avvenire per singolo esame/dipendente o attraverso raggruppamenti di dipendenti (reparti) o di esami (categorie ad es. esami ematochimici, prove di funzionalità, monitoraggio biologico, vaccinazioni ecc.)

        Funzionalità particolari in definizione del protocollo ditta/reparto

        E’ possibile definire nel protocollo associato alla ditta o ad un reparto:
        • Una sequenza di programmazione degli esami
        • Un attributo di non riprogrammazione di un esame
        La sequenza di programmazione può essere utilizzata quando all’esame/prestazione del protocollo succede un altro esame/prestazione. Tipici esempi pratici di utilizzo delle sequenze di programmazione sono la gestione delle vaccinazioni (es. antitetanica) oppure se la struttura decide di attribuire una diversa codifica alla visita iniziale rispetto alla visita periodica (ad esempio per differenze nei prezzi praticati).
        L’attributo Riprogrammazione a NO, può essere utilizzato nei casi in cui, ad esempio, un accertamento sia previsto solo al momento dell’assunzione (visita preventiva) e poi non riprogrammata successivamente con cadenza periodica.

          Eccezioni dipendente

          Nello scadenziario analitico per dipendente è possibile inserire delle eccezioni rispetto al protocollo definito sulla ditta o sullo specifico reparto.
          In particolare possono essere definiti:
          • Prestazioni aggiuntive (accertamenti non previsti dal protocollo);
          • Periodicità di accertamento di una prestazione diversa da quella prevista dal protocollo.

          Riprogrammazione

          La funzione di riprogrammazione consente di visualizzare, per la ditta e le scadenze selezionate, tutti gli interventi previsti con l’evidenziazione di quelli non effettuati. Le scadenze relative ai dipendenti od ai singoli esami che erano previsti, ma non sono stati effettuati possono essere chiusi comunque e riprogrammato l’intervento alla prossima scadenza.
          ACCETTAZIONE DIPENDENTI
          L’accettazione dei dipendenti della ditta può essere effettuate con due modalità alternative: accettazione singola o accettazione multipla.

            Accettazione Singola

            Da questa funzione verranno effettate le accettazioni dei dipendenti delle ditte per singolo dipendente; l’utente potrà richiamare la ditta e visualizzare l’elenco dei dipendenti associati (dipendenti già inseriti in anagrafica ditta); potrà inoltre richiamare il protocollo associato alla ditta o al reparto di appartenenza del dipendente e caricare le analisi in automatico.
            Nel caso di un nuovo dipendente da questa funzione sarà possibile alimentare in automatico l’elenco dei dipendenti dalla fase di accettazione, associare il dipendente all’eventuale reparto di appartenenza e richiamare gli esami associati alla ditta o al reparto.

              Accettazione Ditta Multipla

              Da questa funzione sarà possibile effettuare un accettazione contemporanea per tutti i dipendenti della ditta, oppure selezionare uno specifico reparto.
              E’ possibile inoltre accettare tutte le prestazioni o solo quelle associate ad una o più categoria di prestazione (es. esami ematochimici, monitoraggio biologico, esami strumentali ecc).
              La procedura accetterà le prestazioni del protocollo di sorveglianza associate alla ditta od al reparto di appartenenza del dipendente.
              Nel caso in cui venga utilizzato lo scadenziario interventi (vedi Medicina del Lavoro — versione estesa) sarà possibile impostare la data di scadenza prevista entro la quale si vogliono effettuare le accettazione automatiche.
              Si possono inoltre generare tutte le etichette relative all’accettazione dei dipendenti selezionati.
              CARTELLE SANITARIE DIPENDENTI E CERTIFICATI DI IDONEITÀ
              (Gestione contenuti allegato 3A D.lgs 81/08—TU Sicurezza)
              Il programma permette la generazione delle Cartelle Sanitarie dipendenti delle ditte inserite in anagrafica.
              Le cartelle possono essere differenziabili (ad. es. per la prima visita e per gli accertamenti sanitari periodici successivi).
              I documenti generabili sono conformi a quanto stabilito dall’allegato 3A del D.Lgs 81/08, ma liberamente definibili nel contenuto specifico dalla struttura stessa.
              E’ possibile ottenere:
              • Cartelle Sanitaria predisposte per compilazione manuale da parte del medico (stampate con i soli dati anagrafici del dipendente e della ditta, fattori di rischio, note cliniche del paziente ed altri eventuali dati anagrafici, accertamenti effettuati ecc,) e predisposte per la successiva compilazione manuale delle sezioni relative alla visita medica;
              • Cartelle Sanitarie che prevedono la compilazione totale a video.
              DATI RILEVANTI PER LA COMUNICAZIONE DATI AGGREGATI SECONDO L'ALLEGATO 3B TU SICUREZZA
              E’ possibile ottenere un documento riepilogativo per ditta contenente i dati rilevanti per la comunicazione dei dati aggregati previsti dall’allegato 3B TU sicurezza. Principali sezioni:
              • DATI IDENTIFICATIVI DELL'AZIENDA
              • NUMERO LAVORATORI OCCUPATI
              • DATI IDENTIFICATIVI DEL MEDICO COMPETENTE
              • DATI RELATIVI ALLA SORVEGLIANZA SANITARIA
              • RISCHI LAVORATIVI
              • ADEMPIMENTI AI SENSI DELL’ART. 41 CO 4 – D.LGS. 81/08
              RELAZIONE SANITARIA DEL MEDICO COMPETENTE
              La Relazione Sanitaria Periodica prevista dall'art. 25 lettera i) fra gli OBLIGHI DEL MEDICO COMPETENTE dal nuovo TU in materia di sicurezza (D. Lgsl. (1/08), ovvero:
              ""Il medico competente …… (omissis) i) comunica per iscritto, in occasione delle riunioni di cui all'articolo 35 (nota: almeno una volta l'anno) , al datore di lavoro, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornisce indicazioni sul significato di detti risultati ai fini della attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori…(omissis)"".

              NOTA. La struttura della relazione sanitaria proposta si basa sullo schema elaborato dal Dipartimento di Sanità Pubblica, Servizio Prevenzione e Sicurezza Ambienti di Lavoro, della AUSL di Modena (reperibile sul sito: http://www.ausl.mo.it/dsp/spsal/spsal_sorv_sanitaria.htm) prevede le seguenti sezioni:
              • ACCERTAMENTI EFFETTUATI SUDDIVISI PER REPARTO
              • RIEPILOGO IDONEITA’ (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine)
              • RIEPILOGO RISULTATI PRESTAZIONI SPECIALISTICHE (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine)
              • RIEPILOGO RISULTATI MONITORAGGIO BIOLOGICO (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine)
              • RIEPILOGO RISULTATI ESAMI CHIMICO-CLINICI (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine)
              FATTURAZIONE
              La fatturazione della ditta viene fatta in automatico in base alle accettazioni effettuate nel periodo.
              Nella procedura di fatturazione si selezionerà il periodo relativamente al quale si vogliono fatturare le prestazioni (da data a data) ed eventualmente il cliente.
              La fattura, in relazione alle impostazioni effettuate nell’applicativo, valorizzerà:
              • Le prestazioni raggruppate per giorno di accettazione (es. PRESTAZIONI SORVEGLIANZA SANITARIA DEL [data di accettazione]);
              • Le prestazioni raggruppate per codice prestazione relativamente a tutto il periodo oggetto di fatturazione con la relativa quantità e valore (es. Visite Medico del Lavoro q.ta 3 prezzo unitario € XX,XX, prezzo totale € YYY,YY)
              Le descrizioni inserite in fattura possono essere parametrizzate dall’utente ed è possibile differenziarle per singolo cliente.
              Sarà possibile indicare un cliente di fatturazione diverso dalla ditta di appartenenza dei dipendenti ed un diverso indirizzo di spedizione fattura.
              Alla fattura potranno essere associati gli elenchi nominativi dei dipendenti a cui sono stati effettuate le prestazioni.

                Fatturazione di prova

                E’ possibile scegliere di effettuare una fatturazione di prova per le prestazioni effettate alle ditte o per una selezione di esse.
                Le fatture di prova generate possono essere stampate o visualizzate, controllate ed eventualmente modificate e successivamente trasformate in fatture definitive.

                  Altre operazioni su fatturazione a ditte

                  Sono previste alcune operazioni massive che possono essere effettuate su fatture generate dalle procedure:
                  • Trasformazione fatture provvisorie in fatture definitive
                  • Stampa massiva fatture (sia provvisorie che definitive)
                  • Invio fatture a mezzo mail (anche con allegati gli gli elenchi nominativi dei dipendenti a cui sono stati effettuate le prestazioni.
                  TABELLE DI BASE – ANAGRAFICA ESAMI
                  L’anagrafica esami comprenderà tutte le prestazioni erogate dalla struttura sanitaria; essa comprende i seguenti elementi:
                  • Codice e Descrizione (dati obbligatori)
                  • Descr. Breve: sigla alfanumerica con cui indicare l'esame/i. Verrà riportata sui Fogli di Lavoro o potrà essere utilizzata per richiamare l'esame/i in varie funzioni del programma (ad es. Inserimento risultati);
                  • Se la prestazione è erogata in regime di convenzione con il SSN il Prezzo del Nomenclatore Regionale ed il Codice Nomenclatore;
                  • UM e Valori normali (min-max, note); i valori normali vengono differenziati per tipologia di paziente (es. uomo/donna/bambino, ma anche nel caso di analisi veterinarie per specie animale – es. cane, gatto, cavallo);
                  • Provetta utilizzata (per consentire la stampa in automatico del n° di etichette necessario e l’indicazione al prelevatore su apposita scheda);
                  • Metodica: Metodo di esecuzione dell'analisi - verrà riportata sul referto;
                  • Se l’esame è eventualmente effettuato da terze strutture (service) per le relative stampe di riepilogo e controllo fatture esterne.
                  • Tempi di consegna: per calcolare la data in cui il referto potrà essere consegnato completo;
                  • Codice IVA: per associare alla prestazione un codice IVA diverso dal codice di default (es. per prestazioni non esenti IVA art. 10);
                  • Prelievo (SI/NO): indica se l'analisi prevede il calcolo del prelievo (ematico) effettuato in automatico dal software;
                  • Gruppo (es. chimica clinica, ematologia ecc): il campo può essere utilizzato per gestire l'ordinamento delle esame/i all'interno del Referto e può essere utilizzato come filtro o raggruppamento per statistiche e query;
                  • Fittizio: l’attributo Indica che l'esame non comparirà nella stampa dei Fogli di Lavoro e nei referti del Laboratorio; utilizzato per prestazioni di vario tipo (es. prelievi domiciliari, prelievi non ematici) che possono essere addebitati ai clienti, ma che non consistano in esami di laboratorio;
                  • Escludi dal Referto: l'esame comparirà sui fogli di lavoro, ma non sul referto di laboratorio.
                  In maniera specifica per la GESTIONE MEDICINA DEL LAVORO potranno essere utilizzati altri parametri attribuibili alla prestazione:
                  • Stampa in documenti dipendenti: E’ possibile indicare se l’esame debba essere stampato sui documenti dei dipendenti (es. protocolli sanitari nelle cartelle sanitarie, riepiloghi nominativi degli esami ecc.)
                  • Categoria: Classificazione utilizzabile nell’ambito della programmazione e pianificazione interventi (es. esami di laboratorio, visite specialistiche ecc.)
                  • Classificazione su Relazione Sanitaria: Indicare se l’esame, ai fini della Relazione Sanitaria, sia classificabile come Prestazione Specialistica, Monitoraggio Biologico o Esame Chimico—Clinico;
                  • Valori di riferimento per monitoraggio biologico: utilizzabili ai fini delle classificazioni in Relazione Sanitaria o Riepiloghi Nominativi Dipendenti; è possibile impostare sia il VR (valore di riferimento) che il BEI (valore limite biologico);
                  Da “Il monitoraggio biologico degli agenti chimici” – Scheda Tecnica n°7/09 pubblicata da ISPESL – Istituto Superiore per la Prevenzione e la Sicurezza del Lavoro - …omissis…I valori di riferimento biologici rappresentano una stima, eseguita sulla popolazione non professionalmente esposta, della concentrazione di una determinata sostanza riscontrabile nei liquidi biologici. Il valore di riferimento, determinato in situazioni per le quali è stata esclusa una specifica esposizione lavorativa, consente di verificare se l’esposizione del lavoratore è superiore rispetto a quella della popolazione generale. … omissis … I BEI indicano la concentrazione al di sotto della quale la maggior parte dei lavoratori non dovrebbe subire effetti negativi per la salute … omissis

                  Scomposizione in sotto esami

                  Ogni analisi può essere scomposta in sotto esami (esempi tipici EMOCROMO, ESAME URINE ecc.) ai quali potranno essere associati molti dei parametri normalmente attribuibili all’analisi (unità di misura, valori normali ecc).
                  Ai sotto esami può essere assegnato un GRUPPO di appartenenza per migliorare la leggibilità del referto (es. ESAME URINE raggruppato in esame fisico o esame chimico).
                  Viene gestito il calcolo automatico, attraverso l’inserimento di formule, sia all’interno di sotto esami appartenenti allo stesso esame che fra esami/sotto esami diversi che relativamente a parametri precodificati attraverso l’inserimento di formule. Anche sui sotto esami è possibile pre-impostare un risultato di default.
                  ALTRE TABELLE DI BASE

                  Commenti risultati esami e codici predefiniti risultati

                  Attraverso queste due anagrafiche sarà possibile impostare delle codifiche da utilizzare in fase di inserimento risultato sia per l’inserimento di un commento al risultato dell’analisi, sia per l’inserimento di risultati non quantitativi (es. A= assente, P = presente ecc)

                    Protocolli standard (Gruppi di prestazioni)

                    Attraverso la definizione dei protocolli standard (ovvero di raggruppamenti di prestazioni) sarà possibile, in fase di prenotazione appuntamento o di accettazione anche per medicina del lavoro, richiedere per il paziente una serie di prestazioni per indagini specifiche (medicina del lavoro, medicina sportiva, check-up completi ecc.).

                      Medici

                      I medici definiti in questa anagrafica possono essere:
                      • Medici Specialistici (che operano nell’ambito della struttura sanitaria)
                      • Medici esterni (proscrittori o medici curanti dei pazienti)
                      • Medici del lavoro (Utilizzabili con il Modulo Medicina del Lavoro e assegnabili in Anagrafica Ditta come medico competente)
                      Potranno essere inserite le seguenti informazioni anagrafiche:
                      • Codice, Nominativo, Indirizzo, Codice Fiscale, Data Nascita, Comune Nascita, Note, Telefono, Fax, Tipo Medico, e-mail, Cellulare, Codice Regionale Medico;
                      Inoltre, per quanto riguarda l’invio delle agende appuntamenti, sono previsti 2 parametri:
                      • Invia Agenda per e-mail: Se fleggato l'agenda appuntamenti del medico potrà essere inviata per e-mail allo stesso dalle apposite funzioni;
                      • Invia Agenda per SMS: Se fleggato informazioni sintetiche sugli appuntamenti del medico potranno essere inviate come SMS allo stesso dalle apposite funzioni

                      Listini di vendita

                      Con la definizione dei listini la struttura sanitaria potrà definire il prezzo applicato alle prestazioni. Sono definibili sia listini convenzionati con il SSN (esenti, cd. “franchigia”) e listini privati e/o altre convenzioni (es. convenzioni con assicurazioni). Con il Modulo Medicina del Lavoro in anagrafica Ditta sarà specificato il listino da applicare ed un eventuale sconto sullo stesso.

                        Anagrafica struttura sanitaria

                        Attraverso l'inserimento della ragione sociale, del logo e degli altri dati anagrafici della struttura sanitaria è possibile ottenere le principali stampe (Referti, fatture ecc.) intestate con i dati di cui sopra.
                        Grazie a questa caratteristica è possibile utilizzare per le stampe normale carta bianca anziché carta prestampata.
                        GESTIONE UTENTI
                        Creazione degli utenti che possono accedere all’applicativo con relativa password di accesso.
                        Utenti o gruppi di utenti possono essere abilitati/disabilitati ad eseguire le varie funzionalità previste dal menu.
                        QUERY E STATISTICHE

                        Query

                        Estrazioni estremamente flessibili sulle principali tabelle del database. I dati estratti potranno essere visualizzati, ordinati (ascendente/discendente) per ognuno dei campi ottenuti e potranno essere esportati in formato xls e leggibili con i programmi di office automation (es. Microsoft Excel ®, Open Office ®).

                          Statistiche

                          La funzione delle statistiche permette di ottenere oltre 180 report statistici sulle diverse aree di attività. Inoltre, grazie alla possibilità di modifica dei parametri di aggregazione e di ordinamento dei dati esposti sono ottenibili ulteriori statistiche personalizzabili dall’utente stesso.