MODULO OFFERTE E CONTRATTI

Il modulo gestisce l'emissione di offerte o preventivi a clienti esistenti o potenziali; modelli di offerta e contratto nel rispetto delle prescrizioni contenute nel "Regolamento per l'utilizzo del marchio ACCREDIA" (RG09), programmazione dei campionamenti previsti dai contratti, calendario campionamenti e stampa verbale di prelievo campioni. Accettazioni campioni da verbale di prelievo.
OFFERTE
Emissione offerte a clienti o contatti (potenziali clienti), con rilevazione dei seguenti elementi:
  • Numero e data, cliente e/o contatto, stato offerta (es. accettata, da rivedere ecc.), date di validità offerta, data dell’ultimo riesame, riferimenti a richiesta cliente, note offerta;
  • 10 campi utente testo (campi a disposizione dell'utente per finalità varie);
  • Dati relativi alle accettazioni dei campioni (se inseriti in offerta e poi in contratto verranno riportati poi nelle accettazioni dei campioni relativi all’offerta/contratto): luogo prelievo, campionatore incaricato, programma/metodo di campionamento, responsabile analisi;
  • Offerta da profili standard: sono utilizzabili i profili standard predefiniti per inserire un pacchetto di prove nella specifica offerta; sarà poi possibile integrare con altre prove o eliminare prove previste dal pacchetto;
  • Inserimento in offerta di prestazioni diverse dalle prove di laboratorio (es. consulenze, addebiti per campionamenti o spese di trasferta ecc.);
  • Gestione prezzo: in offerta è possibile partire da un listino prezzi definito su cui applicare un eventuale sconto, oppure inserire prezzi speciali per il cliente; il prezzo può essere sia per singola analisi/prova che per pacchetti di prove;
  • Calcolo totali offerta (imponibile e imposta);
  • Frequenza di campionamento prevista e numero di campioni;
  • Se l’offerta contiene prove accreditate il documento verrà stampato con i riferimenti Accredia (logo) e le prove non accreditate verranno asteriscate;
  • Inserimento automatico di testi estesi formattabili (RTF) per Condizioni Contrattuali Applicabili all’offerta;
  • Se l’offerta contiene prove eseguite da soggetti terzi (subappalto) potrà esserne data apposita evidenza in automatico, indicando anche i riferimenti di Accreditamento del fornitore;
  • Invio diretto offerta per e-mail.

Dati utente offerta

Possono essere utilizzati fino a 10 Campi Utente per registrare informazioni differenziate per le esigenze dell’utente. I campi utente danno la possibilità di scegliere gli “attributi” dell’informazione fra le seguenti:
  • Campo testo liberamente digitabile
  • Campo testo con ricerca – codificato –
  • Campo data
  • Campo numero
  • Campo testo formattabile dall’utente (RTF – con scelta font, colore font, dimensioni testo e allineamento)
  • Campo immagine
  • Campo link (collegamento ipertestuale a documenti esterni che verranno automaticamente salvati sul server)

Elenchi offerte effettuate

Sono ottenibili elenchi delle offerte effettuate con vari criteri di selezione (data, numero, stato offerta, cliente e contatto, data validità, tipo campione, categoria analisi) sia sintetici che analitici.
CONTRATTI

Inserimento contratto o trasformazione offerta in contratto

Il contratto con il cliente può derivare dall’approvazione di un’offerta oppure è possibile inserire direttamente il contratto con il cliente saltando la procedura di emissione offerta. Il contratto potrà contenere i seguenti elementi:
  • Numero e data, cliente e/o contatto, stato contratto, date di validità contrtto, data dell’ultimo riesame, riferimenti a richiesta cliente e ad offerta, note contratto;
  • 10 campi utente testo (campi a disposizione dell'utente per finalità varie);
  • Dati relativi alle accettazioni dei campioni (se inseriti in contratto verranno riportati poi nelle accettazioni dei campioni relativi al contratto): luogo prelievo, campionatore incaricato, programma/metodo di campionamento, responsabile analisi;
  • Contratto da profili standard: sono utilizzabili i profili standard predefiniti per inserire un pacchetto di prove nello specifico contratto; sarà poi possibile integrare con altre prove o eliminare prove previste dal pacchetto;
  • Inserimento in contratto di prestazioni diverse dalle prove di laboratorio (es. consulenze, addebiti per campionamenti o spese di trasferta ecc.);
  • Gestione prezzo: in contratto è possibile partire da un listino prezzi definito su cui applicare un eventuale sconto, oppure inserire prezzi speciali per il cliente; il prezzo può essere sia per singola analisi/prova che per pacchetti di prove;
  • Calcolo totali contratto (imponibile e imposta);
  • Frequenza di campionamento prevista e numero di campioni;
  • Se il contratto contiene prove accreditate il documento verrà stampato con i riferimenti Accredia (logo) e le prove non accreditate verranno asteriscate;
  • Inserimento automatico di testi estesi formattabili (RTF) per Condizioni Contrattuali Applicabili;
  • Se il contratto contiene prove eseguite da soggetti terzi (subappalto) potrà esserne data apposita evidenza in automatico, indicando anche i riferimenti di Accreditamento del fornitore;
  • Invio diretto contratto per e-mail.

Dati utente contratto

Possono essere utilizzati fino a 10 Campi Utente per registrare informazioni differenziate per le esigenze dell’utente. I campi utente danno la possibilità di scegliere gli “attributi” dell’informazione fra le seguenti:
  • Campo testo liberamente digitabile
  • Campo testo con ricerca – codificato –
  • Campo data
  • Campo numero
  • Campo testo formattabile dall’utente (RTF – con scelta font, colore font, dimensioni testo e allineamento)
  • Campo immagine
  • Campo link (collegamento ipertestuale a documenti esterni che verranno automaticamente salvati sul server)

Elenchi contratti

Sono ottenibili elenchi dei contratti inseriti con vari criteri di selezione (data, numero, stato contratto, cliente e contatto, data validità, tipo campione, categoria analisi) sia sintetici che analitici.
ORDINI
Gli ordini da cliente prevedono gli stessi elementi dei contratti, ad esclusione della frequenza di campionamento. Una volta effettuata l’accettazione del campione in base agli ordini confermati il campionamento non viene più proposto. I contratti sono invece utilizzabili nelle procedure di programmazione campionamenti e di accettazione fino al termine della loro validità.
PROGRAMMAZIONE CAMPIONAMENTI, CALENDARIO CAMPIONAMENTI E EMISSIONE VERBALE PRELIEVO

Programmazione campionamenti

La funzione di programmazione campionamenti estrae i campioni per i quali è prevista un’attività di campionamento in base a:
  • CONTRATTO: Contratti per i quali è stata impostata la Frequenza di Campionamento e/o la data prevista per il campionamento e/o la data confermata;
  • ORDINE DA CLIENTE: Ordini per i quali è stata impostata la data confermata per il campionamento.
  • Data prevista: nel caso di campioni già accettati in passato è la data dell’ultima accettazione + numero di giorni previsti dalla Frequenza di Campionamento inserita nei CONTRATTI; nel caso di campioni mai accettati è la data inizio campionamento inserita nei CONTRATTI
    Data Confermata: è la data esatta (ed eventualmente ora) per la quale è stato inserito un appuntamento nel calendario campionamenti. Possono essere confermati campioni previsti sia da CONTRATTI che da ORDINI CLIENTE.
La stessa funzione può essere utilizzata (in relazione alle impostazioni di estrazione) per ottenere:
  • Elenco dei campionamenti previsti in ordine di data prevista;
  • Elenco dei campionamenti previsti e da confermare in ordine di data prevista;
  • Elenco dei campionamento confermati in ordine di data conferma.

Calendario campionamenti

La funzione mostra il calendario dei campionamenti confermati. Spostandosi sulle varie date del calendario mensile vengono mostrati i campionamenti confermati per ora e campionatore (entrambi opzionali). La funzione consente di:
  • Eliminare parzialmente o totalmente la conferma di una data di campionamento da contratto o da ordine cliente;
  • Spostare la data confermata
La stessa funzione viene richiamata anche con doppio clic sul campo “data conferma” presente nei Contratti, negli Ordini da Cliente e nella funzione Programmazione Campionamenti. In questo caso sarà possibile scegliere una data conferma per il campionamento visualizzando gli altri campionamenti concordati per la stessa data, mostrando anche ora e campionatore assegnato (entrambi opzionali).

    Emissione verbale di prelievo campioni

    Il verbale prelievo campioni può essere ottenuto secondo modalità alternative:
    • Dalla funzione “Programmazione campionamenti” sia per campionamenti confermati che per campionamenti per i quali non è stata fatta la conferma; nel secondo caso la data del verbale prelievo potrà essere inserita manualmente nell’apposito spazio;
    • Dal contratto o dall’ordine inserendo la data conferma (eventualmente anche l’ora);
    • Dalla maschera di “Generazione e stampa verbali” quando il numero del verbale di prelievo campioni viene gestito dal sistema.
    ACCETTAZIONI CAMPIONI DA CONTRATTI - CAMPIONAMENTI CONFERMATI - VERBALI DI PRELIEVO CAMPIONI
    L’accettazione dei campioni può essere fatta richiamando, alternativamente:
    • Il contratto con il cliente: da utilizzarsi preferibilmente se non è stata seguita la procedura di conferma campionamento. Nell’accettazione verranno caricati gli elementi del contratto, incluse le analisi/prove previste ed i relativi prezzi; sarà comunque possibile aggiungere altre analisi non previste dal contratto oppure eliminare analisi previste ed integrare l’accettazione campioni con i dati mancanti; al termine dell’accettazione il campionamento verrà riprogrammato per la data prevista dalla frequenza di campionamento (data accettazione + giorni di frequenza);
    • Il campionamento confermato (derivante da contratto o da ordine da cliente) sia che sia stato emesso il verbale prelievo campioni con numero generato da sistema sia che il numero verbale sia stato assegnato manualmente. Vengono proposti i campionamenti confermati in data <= ad oggi e non ancora accettati. Al termine dell’accettazione verrà eliminata la data confermata ed il campionamento verrà riprogrammato per la data prevista dalla frequenza di campionamento (data accettazione + giorni di frequenza).
    I riferimenti al Verbale Prelievo Campioni verranno inseriti in automatico in accettazione e riportati sul Rapporto di Prova.