MODULO BASE

Il Modulo Base gestisce l'attività operativa tipica del laboratorio di prova: accettazione campioni, liste o fogli di lavoro, inserimento o calcolo risultati delle prove, emissione e stampa rapporti di prova, fatturazione al cliente. Inoltre, sempre nel modulo base: Gestione non conformità, AC / AP, Query e Statistiche.
ACCETTAZIONE CAMPIONI

Numerazione campioni (o accettazione)

La numerazione dei campioni in accettazione viene effettuata in automatico e può essere, a scelta del laboratorio:
  • Su base annuale
  • Su base mensile
  • Su base giornaliera

Numerazione sub-id campioni

In caso di accettazione multi-campione il numero dei campioni può essere un numero progressivo all’interno dell’accettazione (es, 1, 2, 3 …) oppure un numeratore autonomo da quello dell’accettazione. In questo caso l’azzeramento automatico del numeratore campioni può essere, a scelta del laboratorio:
  • Su base annuale
  • Su base mensile
  • Su base giornaliera

Dati obbligatori di accettazione campione

  • Cliente: viene richiamato dall’anagrafica, che può essere compilata anche direttamente in fase di accettazione campioni
  • Tipo campione (o matrice): ad un tipo campione potrà essere associato uno specifico modello di Rapporto di Prova;
  • Responsabile Rapporto di Prova
  • Listino prezzi (associato al cliente, ma modificabile in fase di accettazione)

Altri dati di accettazione campione

  • Descrizione campione, data ricevimento campione (impostabile di default=data di accettazione), data consegna rapporto di prova, luogo prelievo, data/ora prelievo, campionatore, programma/metodo di campionamento, data inizio prove (impostabile di default=data di accettazione), data di fine prove (calcolata in automatico come data di completamento del rapporto di prova; modificabile dall’utente), confezione del campione, condizioni del campione alla consegna, luogo di conservazione del campione, vettore, note di accettazione, temperature del campione all’arrivo, restituzione del campione, produttore.
  • Possibilità di rendere obbligatori uno o più dato facoltativo

Dati utente

Possono essere utilizzati fino a 10 Campi Utente per registrare informazioni differenziate per le esigenze dell’utente. I campi utente danno la possibilità di scegliere gli “attributi” dell’informazione fra le seguenti:
  • Campo testo liberamente digitabile
  • Campo testo con ricerca – codificato –
  • Campo data
  • Campo numero
  • Campo testo formattabile dall’utente (RTF – con scelta font, colore font, dimensioni testo e allineamento)
  • Campo immagine
  • Campo link (collegamento ipertestuale a documenti esterni che verranno automaticamente salvati sul server)

Inserimento esami richiesti

  • Proposte in automatico solo le analisi associate al tipo campione selezionato;
  • Gli esami richiesti vengono inseriti attraverso una ricerca per chiavi multiple su codice/Descrizione/descrizione breve e metodo;
  • Altri metodi di inserimento esami: per “profili” creati sui tipi campione, per schede prodotti associati al cliente, per analisi previste dal contratto con il cliente selezionato o incluse nel verbale prelievo campioni.

Altre funzionalità previste in accettazione

  • Copia da altra accettazione;
  • Duplicazione campioni nell’ambito della stessa accettazione;
  • Fatturazione immediata;
  • Accettazione campioni in data diversa da oggi;
  • Inserimento manuale del numero accettazione.

Stampe previste al termine della procedura di accettazione campioni

  • Scheda ricevimento campioni;
  • Etichette da apporre alle provette o comunque ai contenitori dei campioni;
  • Etichette con indirizzo di spedizione cliente;
  • Foglio di lavoro per campione.

Fogli di lavoro

La stampa dei fogli di lavoro può essere fatta seguendo i seguenti 3 criteri:
  • Per accettazione campione: contenente tutti i campioni e l’elenco delle relative analisi inserite in accettazione;
  • Per analisi: contenente per ogni analisi l’elenco dei campioni che sui quali effettuare l’analisi;
  • Per foglio di lavoro aggregato (aggregazione precedentemente definita in Tabelle di base): tabella trasposta contenente per ogni aggregazione definita (cd. Quadro) l’elenco dei campioni che hanno richiesto una o più prove fra quelle definite nell’aggregazione.

Interrogazioni ed elenchi accettazione

  • Sono previste varie tipologie di interrogazioni sia a video che in stampa sulle accettazioni dei campioni;
  • Interrogazioni accettazioni a video/stampa selezionabili per: data accettazione, cliente di accettazione, cliente di fatturazione, referente, tipo campione, numero accettazione, listino prezzi, data consegna, campionatore, Rapporto di Prova Accredia SI/NO;
  • Stampa elenchi delle analisi inserite in accettazioni selezionabili per: responsabile Rapporto di Prova, cliente, campionatore, data accettazione, tipo campione, analisi richiesta, categoria analisi.
INSERIMENTO, VALIDAZIONE E STAMPA RISULTATI

Inserimento risultati

I risultati degli esami effettuati possono essere inseriti nel sistema con i seguenti criteri (anche in modo misto):
  • Per analisi
  • Per campione
In entrambe le tipologie di inserimento verranno segnalati i risultati fuori dai limiti di riferimento numerici, sarà possibile inserire un commento sul risultato e potranno essere utilizzati dei codici predefiniti per l’inserimento di risultati non numerici (es Assente) Nell’inserimento per campione sarà possibile immettere anche un commento generale che verrà riportato nel piede del rapporto di prova. Nel piede della maschera di inserimento saranno visualizzabili i limiti di riferimento della combinazione analisi/tipo campione.

    Importazione risultati da file .csv (servizio aggiuntivo)

    E’ possibile implementare l’importazione dei risultati da files .csv generati dalla strumentazione
    Servizio su richiesta cliente, per verificare la fattibilità occorre inviare un esempio del file generato da importare

      Calcolo risultati della prova e incertezza

      Nel caso in cui in Anagrafica Analisi siano state inseriti i parametri e le formule per il calcolo del risultato della prova ed eventualmente dell’incertezza in inserimento risultati verranno inseriti i risultati delle variabili utilizzate nel calcolo e la funzione “Calcola risultati” restituirà i valori che verranno inseriti nei Rapporti di Prova.
      Per maggiori informazioni sulle formule e funzioni utilizzabili si veda il paragrafo Anagrafica Analisi/Prove

        Validazione rapporto di prova

        Il programma prevede la possibilità di utilizzare la procedura di validazione dei rapporti di prova sia da parte del responsabile del Rapporto di Prova, da parte del direttore della struttura o da parte dei responsabili dell’area (ad esempio area chimica o microbiologica). L’accesso, per utente, a tale procedura di validazione è gestito con password. Qualora la procedura di validazione sia impostata come obbligatoria (ad uno o due livelli):
        • Non sarà possibile emettere Rapporti di Prova non validati (solo Rapporti di Prova provvisori)
        • Non sarà possibile modificare i Rapporti di Prova precedentemente validati se non previo annullamento della validazione e nuova validazione per permettere l’emissione.

        Stampa dei Rapporti di Prova

        La stampa dei risultati può essere effettuata con tre modalità:
        • Stampa diretta dalla maschera di inserimento risultati per campione
        • Stampa per periodo: consente di stampare tutti i Rapporti di Prova relativi ad una data o range di date completi e mai stampati;
        • Stampa selettiva: dall’elenco delle accettazioni fatte in una certa data/range di date si può effettuare una selezione dei campioni di cui si vuole ottenere la stampa.

        Stampa elenco incompleti

        Sono previsti elenchi delle accettazioni incomplete di una certa data o di un range di date con eventuale dettaglio degli esami che risultano non ancora refertati. La stampa può essere ottenuta anche filtrando o ordinando per data consegna.

          Interrogazioni ed elenchi per campione

          Sono disponibili interrogazioni (a video) ed elenchi dei Rapporti di Prova emessi e non emessi relativi a campioni: su accettazioni campioni per cliente, Emessi per data accettazione, Emessi per data emissione, Non Emessi per data accettazione, su accettazioni campioni per cliente/contratto. Sia gli elenchi che le stampe possono essere filtrati per: data di accettazione, data di emissione, cliente di accettazione e contatto, tipo campione, analisi, solo Rapporti di Prova Accredia SI/NO.
          Altri report previsti dalla funzione:
          • Tabella sinottica risultati delle prove per cliente
          • Tabella e Grafico Andamento risultati delle prove per cliente

          Log della registrazione dei risultati

          Per ogni analisi/parametro in accettazione è possibile visualizzare ogni risultato inserito/modificato/cancellato con dettagli dell’utente che ha eseguito la modifica, data e ora della transazione.
          E’ possibile attivare anche il log relativo all’inserimento di analisi per visualizzare l’utente/data/ora relativa all’inserimento delle analisi in accettazione.

            Impostazioni parametrizzabili relative all’inserimento risultati e stampa Rapporti di Prova

            In relazione alle scelte effettuate nella maschera di parametrizzazione della procedura di inserimento e stampa Rapporti di prova si potranno avere le seguenti funzionalità:
            • I risultati numerici delle prove riporteranno il numero di decimali stabilito in anagrafica analisi oppure verranno riportati i decimali inseriti dall’utente nel campo risultato;
            • In fase di inserimento di risultati numerici fuori dal range Min-Max verrà visualizzato un messaggio di avvertimento per l'operatore;
            • Non sarà possibili utilizzare nella determinazione dei risultati le formule per il calcolo dei parametri di un'analisi (inserite in anagrafica analisi) se non preventivamente validate;
            • Se fleggato “Validazione obbligatoria” i RdP non validati dai livelli previsti non potranno essere emessi e una volta validati i Rapporti di Prova non potranno essere modificati se non previa “svalidazione” da parte dell’utente validatore e successiva validazione per la riemissione;
            • Gestione diciture “Copia conforme” o “Supplemento” o altra dicitura a scelta dell’utente per Rapporti di Prova stampati dopo la data emissione;
            • Numeratore Rapporti di Prova indipendente dal numero accettazione campioni; il numeratore potrà essere azzerato annualmente, mensilmente o giornalmente;
            • Composizione del numero rapporto di prova (se diverso dal numero accettazione campioni): parametrizzato componendo elementi di data accettazione o data emissione, elementi fissi (es /, _ ecc.) e numeratori;
            • Emissione/stampa di un rapporto di prova per ogni campione inserito in accettazione (in caso di accettazione multi-campione) oppure di un unico Rapporto di Prova;
            • Dati intestazione non stampati (per uso carta intestata), ma inseriti in Rapporti di Prova esportati in pdf (per firma digitale o per invio a mezzo mail);
            • Scelta simbolo per identificare analisi fuori limiti di riferimento;
            • Scelta simbolo per identificare analisi effettuate da laboratori terzi - service;
            • Inserimento automatico simbolo (*) per analisi non accreditate;
            • Commenti di piede Rapporto di Prova;
            • Rapporti di Prova con prove accreditate stampati con riferimenti Accredia solo se scelto dall’utente;

            Rapporto di prova e norma ISO/IEC 17025 + prescrizioni uso marchio ACCREDIA

            In conformità con quanto stabilito dalla normativa vigente il Rapporto di Prova prodotto gestisce i seguenti aspetti:
            • Identificazione Univoca del Rapporto di Prova
            • Marchio ACCREDIA esposto solo se il RdP contiene almeno 1 prova accreditata; indicazione prove non accreditate ACCREDIA
            • Identificazione non ambigua del campione, luogo e data campionamento, campionatore
            • Data campionamento, data ricevimento campione, data inizio e data fine prove
            • Limiti e riferimenti fonti legislative
            • Incertezza di misura (per calcolo o inserimento manuale dell’operatore)
            • Pareri/interpretazioni o commenti sull'esito della prova
            • Nome, funzioni e firme delle persone che autorizzano il rilascio della prova
            • Gestione stampa con dicitura "Copia Conforme" o “Supplemento al Rapporto di Prova”.
            RAPPORTI DI PROVA: INVIO PER E-MAIL E ARCHIVIAZIONE DIGITALE

            Invio dei Rapporti di Prova per e-mail

            I rapporti di prova possono essere inviati per e-mail in automatico come allegato pdf. L’indirizzo mail di invio verrà inserito in Anagrafica Clienti e le impostazioni del messaggio (oggetto e contenuto del corpo) sono parametrizzabili dal Laboratorio.
            Ai Rapporti di Prova da inviare in forma elettronica può essere preventivamente apposta la Firma Digitale

              Archiviazione digitale

              Il programma prevede la possibilità di stampare i Rapporti di Prova in formato pdf per consentire la successiva archiviazione automatica in cartelle elettroniche predefinite.
              Anche in questo caso i rapporti di prova possono essere preventivamente firmati digitalmente.
              ANAGRAFICA ANALISI/PROVE
              La definizione dell’anagrafica analisi effettuate rappresenta il punto di partenza nell’implementazione del software. E’ disponibile una anagrafica “standard” pre-caricabile con il software.
              L’analisi sarà identificata da (dati obbligatori):
              • Codice
              • Descrizione breve ed estesa

              Associazione Norma/metodo + valori di riferimento e UM

              Ad ogni combinazione analisi/tipo campione (matrice) (es. acque, rifiuti e sedimenti, alimenti ecc) sarà possibile associare:
              • Il metodo di riferimento
              • L’unità di misura
              • Min, Max, LQ, m-M e l’indicazione della o delle norma di riferimento
              • Note esplicative sui valori di riferimento
              • Se è stata accreditata ACCREDIA

              Altri attributi (opzionali) delle analisi/prove

              Per ogni analisi/prova è possibile indicare:
              • Categoria analisi (es. chimica o microbiologica): il campo può essere utilizzato per limitare l'accesso degli utenti alle funzioni di stampa Fogli di Lavoro e di inserimento risultati, per gestire le firme rappresentate sul Rapporto di Prova (responsabili di categoria o settore di laboratorio) ed il processo di firma digitale multipla – apposizione di più firme digitali sullo stesso documento;
              • Famiglia Ricavo: il campo può essere utilizzato per associare un conto contabile alle prestazioni relative alle analisi;
              • Gruppo: il campo viene utilizzato per gestire alcune funzionalità del Rapporto di Prova standard (es. Rapporto di Prova su rifiuti, Rapporto di Prova per emissioni in atmosfera; può essere utilizzato per gestire esigenze di personalizzazioni su Rapporto di Prova;
              • Iva: per associare all'analisi un Codice Iva diverso dall'Iva predefinita;
              • Risultato di default: per attribuire un risultato standard all'analisi in fase di accettazione. Il risultato standard può essere modificato in fase di inserimento risultati relativamente al campione in esame;
              • Decimali: Numero di decimali da visualizzare nel risultato;
              • Stampa su Fogli di Lavoro per Campione: per indicare se l'analisi dovrà essere stampata o meno sui fogli di lavoro;
              • Tempo di Consegna: N° di giorni occorrenti per fare l'analisi richiesta; il sistema proporrà in automatico la data di consegna in base al giorno in cui il Rapporto di Prova verrà completato.
              • Etichetta: per ottenere in automatico la stampa del numero di etichette necessario per identificare il/i campioni indicare la destinazione dell'aliquota. Nel caso l'accettazione di un campione preveda delle analisi effettuate da reparti diversi o settori di laboratorio diversi, indicandoli in questo campo, il sistema stamperà un etichetta per ogni reparto/settore destinatario dell'aliquota.
              • Service Fornitore: se l'analisi è effettuata da terze parti è possibile indicare il fornitore; sul Rapporto di Prova è possibile indicare che l’analisi è eseguita da terze parti ed il numero di accreditamento del fornitore che effettua l’analisi.
              • Sostanza associata: codice CAS, codice EC, indice, identificazione chimica internazionale ed elementi di classificazione secondo il regolamento (CE) n. 1272/2008: codici e categorie pericolo;
              • Campi utente: dati che possono essere utilizzati dall'utente per la raccolta/esposizione di informazioni di vario tipo relative allo specifico esame. Sono disponibili fino a 10 campi utenti. La loro denominazione, contenuto e modalità o documenti su cui vengono esposti dipende da ciò che è stato parametrizzato e/o personalizzato per il cliente.

              Scomposizione in parametri

              La scomposizione in parametri dell’analisi può essere utilizzate per:
              • Gestire prove “composite” ovvero analisi per le quali viene inserito più di un risultato (es. analisi Composti Organici Alogenati – parametri: Cloroformio (Triclorometano), 1,1 –Dicloroetano, 1,2-Dicloroetano, Tetracloroetilene (Percloroetilene) ecc); in questo caso molti degli elementi normalmente attribuibili all’analisi (unità di misura, valori normali ecc) dovranno essere attribuiti al parametro;
              • Inserire altre informazioni richieste sull’esecuzione delle analisi che non verranno inserite nel Rapporto di Prova ma solo nei fogli di lavoro (cartacei o a video)
              • Gestire il calcolo automatico dei risultati e/o incertezza, attraverso l’inserimento di formule e funzioni, sia all’interno di parametri appartenenti allo stesso esame che fra altri esami o parametri.

              Formule e funzioni di calcolo per risultato della prova e incertezza

              • Formule di calcolo. Utilizzando il motore di calcolo Visual Basic è possibile calcolare i valori numeri tramite l'uso di espressioni numeriche. Per espressione numerica è un'espressione contenente costanti e variabili che rappresentano valori numerici e operatori che agiscono su quei valori.
              • Ad esempio per il calcolo dell’esame “Coliformi totali” è possibile inserire nel software la formula di calcolo:
                (([L1]+[L2])/1.1)*[D]
                Dove 1.1 è una costante e quelle racchiuse fra parentesi quadre rappresentano le variabili così definite:

                Variabile - Descrizione

                L1 - Conteggio 1 piastra

                L2 - Conteggio 2 piastra

                D - Diluizione

              • Funzioni di calcolo. Oltre ad utilizzare delle formule per il calcolo sono disponibili anche varie funzioni, sia funzioni originarie di VBA (visual basic), sia funzioni appositamente scritte nel software Labpro ver AC per eseguire specifici calcoli. Le funzioni sono dei procedimenti di calcolo, scritti secondo una specifica sintassi, che accettano in ingresso specifici “argomenti”, li elaborano e restituiscono in uscita un risultato.
              • Nell’esempio sotto riportato una funzione iif può essere utilizzata per mostrare un risultato della prova diverso in relazione al risultato che si ottiene da un’altra formula di calcolo:
              • iif([RIS]<10,"inferiore a 10",[RIS]) Sintassi formula iif: iif([test],se_vero, se_falso)
                La funzione inserita riporterà il seguente risultato della prova nel Rapporto di Prova:
              • Se il risultato calcolato è inferiore a 10 il risultato della prova sarà “inferiore a 10”
              • Se il risultato calcolato è maggiore o uguale a 10 il risultato della prova sarà quello dato dalla formula di calcolo.

              Variabile - Descrizione

              RIS - Risultato della prova ottenuto da una formula di calcolo

              Forniamo un altro esempio di utilizzo di formule e funzioni di calcolo, questa volta relativo al calcolo dell’incertezza in una prova microbiologica (Incertezza logaritmica nell’ambito della ISO 7218 calcolata utilizzando la normativa ISO/TS 19036, calcolo del limite inferiore ):
              10^(LOG([RIS])/LOG(10)-2*SQR([SR]^2+0.18861/([L1]+[L2])))
              Di nuovo quelle racchiuse fra parentesi quadre rappresentano le variabili così definite:
              Variabile - Descrizione

              RIS - Risultato della prova

              SR - Scarto tipo di ripetibilità (inseribile anche come costante nella formula oppure come valore di default)

              L1 - Lettura prima piastra

              L2 - Lettura seconda piastra

              Operatori matematici utilizzati nella formula:

              ^ (elevazione a potenza), - (sottrazione), + (addizione), / (divisione), * (moltiplicazione)

                Funzioni utilizzate nella formula:

                LOG([RIS])/LOG(10) = logaritmo (del risultato) in base 10
                SQR = Radice quadrata

                  Profili Standard

                  Attraverso la definizione di raggruppamenti di analisi sarà possibile, in fase di accettazione, richiedere per il campione una serie di parametri previsti da procedure standard. I profili standard che possono essere creati:
                  • Sono relativi ad un tipo campione/matrice: è possibile creare uno o più profili standard per ogni tipo campione/matrice;
                  • Possono essere vincolati ad uno specifico cliente o utilizzabili per tutti i clienti;
                  • Possono riportare anche il decreto legislativo di riferimento dei valori limite da utilizzarsi nel caricamento del profilo;
                  • Possono includere un prezzo forfettario da applicarsi per fatturare l’accettazione del campione;

                  Codici predefiniti utilizzati in fase di inserimento risultati o comunque su Rapporti di Prova

                  • Codici predefiniti risultati degli esami/prove: utilizzati per inserimento di risultati qualitativi o comunque non numerici. E' possibile inoltre la gestione di codici multipli concatenati.
                  • Codici commenti, giudizi e note a Rapporti di Prova: utilizzati per velocizzare l’inserimento di commenti/pareri o giudizi o note in fase di compilazione del Rapporto di Prova; una volta “caricato” il commento precodificato può essere modificato per lo specifico Rapporto di prova. E’ possibile utilizzare commenti in RTF (formattabili dall’utente);

                  Analisi fittizie

                  Codici relativi a prestazioni che possono essere addebitate ai clienti, ma non relative ad analisi di laboratorio (es. consulenza, sopralluoghi, spese di trasferta ecc). Le prestazioni inserite in accettazione campioni verranno fatturate ma non compariranno in fogli di lavoro e Rapporti di Prova.

                    Decreti legislativi

                    Anagrafica utilizzata per definire i valori di riferimento delle analisi/prova in relazione ad una norma di legge o ad una richiesta cliente. Prevede l’inserimento di un codice, una descrizione breve ed una descrizione estesa che verrà visualizzata sul Rapporto di Prova.
                    Ad ogni combinazione analisi/tipo campione (o matrice) possono essere associati diversi valori di riferimento in relazione a diverse normative.

                      Norme e metodi

                      L’indicazione del metodo sulla combinazione analisi/tipo campione (o matrice) può essere in testo libero oppure indicata attraverso l’inserimento di un metodo precodificato. I vantaggi nell’utilizzare metodi precodificati anziché campi di testo libero sono: possibilità di modificare la descrizione estesa del metodo (ad esempio in caso di aggiornamento della normativa di riferimento) in un'unica volta per tutti gli esami nei quali il metodo è richiamato, associazione di un testo (es. per istruzioni operative sull’applicazione del metodo) o di un link ipertestuale ad un documento esterno (es. pdf del metodo stesso); sia il testo che il link ipertestuale sono visibili in fase di inserimento dei risultati della prova.

                        Anagrafica sostanze e classificazione

                        L’anagrafica è destinata a contenere l’elenco delle sostanze con il relativo codice CAS, codice EC, indice, identificazione chimica internazionale ed elementi di classificazione secondo il regolamento (CE) n. 1272/2008: codici e categorie pericolo. In particolare l’anagrafica potrà essere utilizzata nella gestione dei Rapporti di prova sui rifiuti per i calcoli relativi alle CARATTERISTICHE DI PERICOLO ai sensi del Regolamento (UE) N. 1357/2014 del 18/12/2014 Allegato III.

                          Anagrafica Reagenti Associati all’analisi

                          Ad ogni analisi è possibile associare l’elenco dei reagenti o altri materiali di consumo utilizzati. L’informazione verrà riportata sui fogli di lavoro per campione. In fase di inserimento risultati relativi al campione l’operatore potrà specificare lo specifico lotto dei reagenti utilizzato.
                          NB In abbinamento con il MODULO MAGAZZINO si potrà effettuare contemporaneamente lo scarico del prodotto.

                            Anagrafica Macchinari Associati all’analisi

                            Ad ogni analisi è possibile associare l’elenco dei macchinari utilizzati. L’informazione verrà riportata sui fogli di lavoro per campione.

                              Funzione Duplica Analisi

                              Utilizzato per creare una nuova analisi duplicando una presente in anagrafica.
                              Per salvare l'analisi duplicata sarà necessario inserire: Nuova Descrizione e Nuova Descrizione Breve (che dovrà essere univoca) Sarà possibile duplicare sulla nuova analisi, su scelta dell'utente, anche:
                              • Metodi e Tecniche
                              • Unità di misura e valori di riferimento
                              • Apparecchiature associate all'analisi
                              • Reagenti e Materiali associati all'analisi

                              Definizione prezzo analisi

                              E’ possibile definire i prezzi dei listini per l'esame direttamente dall'anagrafica analisi. Viene aperta la maschera con i prezzi dell'esame correntemente definiti.

                              NB E’ possibile definire più di un listino/prezzo per analisi/prova. I prezzi di listino possono essere o meno differenziati per tipo campione/matrice. In anagrafica cliente sarà possibile assegnare al cliente uno sconto da praticare sul prezzo di listino.
                              Sarà possibile definire un prezzo “forfetario” per un pacchetto di analisi.
                              ALTRE TABELLE DI BASE

                              Impostazioni Fogli di lavoro

                              Anagrafica di impostazioni relative ai fogli di lavoro. I fogli di lavoro sono ottenibili seguendo tre diversi criteri:
                              • Per campione
                              • Per analisi
                              • Per aggregazione di analisi, con suddivisione per tipo campione L’aggregazione di analisi può essere fatta seguendo le esigenze organizzative del laboratorio e normalmente corrisponde ad un gruppo di lavoro, un macchinario, una sezione specializzata ecc)

                              Tipi campioni/Matrici

                              Attraverso l’associazione dell’analisi al tipo campione vengono differenziati le norme ed i metodi tecnici delle analisi, le UM ed i valori di riferimento. E’ inoltre possibile associare ad ogni tipo campione un diverso lay-out dei rapporti di prova ed eventualmente una maschera di inserimento informazioni sulle accettazioni dei campioni specifica per tipo.

                                Listini di vendita

                                Sono definibili un numero infinito di listini di vendita, in cui il laboratorio potrà definire il prezzo applicato alla analisi. Il prezzo potrà essere differenziato, per la stessa analisi, quando effettuata su un diverso tipo campione.
                                In anagrafica committente potrà essere specificato il listino da applicare ed eventualmente uno sconto sul listino associato.
                                Sono inoltre presenti funzioni che consentono copiare un listino già esistente (incluso quello presente in anagrafica base), applicandovi una % di sconto o di ricarico.
                                Sarà infine possibile definire un prezzo forfetario per un Profilo Standard.

                                  Anagrafica laboratorio

                                  Inserimento della ragione sociale e degli altri dati anagrafici del laboratorio fra cui il logo della struttura ed il logo Accredia associato.

                                    Banche e modalità di pagamento

                                    Utilizzabili nell’ambito della fatturazione e del Modulo Gestione Finanziaria.

                                      Gestione Documenti

                                      L’anagrafica è utilizzata per definire il nome del documento ed il N° e la data di revisione su tutti i documenti che possono essere stampati dall’applicativo (Rapporti di Prova, Schede Ricevimento Campioni e Fogli di Lavoro ecc.), come richiesto dalle normative UNI/ISO.
                                      FATTURE

                                      Fatturazione

                                      La fatturazione dei campioni accettati può essere fatta:
                                      • Singolarmente all’accettazione dei campioni
                                      • Periodicamente per tutti i campioni accettati o i Rapporti di Prova emessi in un dato periodo
                                      • E’ possibile inserire fatture “manuali” (non legate ad accettazione campioni) sia definitive che provvisorie, sia relative a prestazioni presenti in anagrafica prove che fatture di righe descrittive (prestazioni non presenti in anagrafica).
                                      • E’ possibile modificare fatture emesse relativa ad accettazioni campioni modificando importi o aggiungendo righe sia di anagrafica analisi che descrittive.
                                      • E’ possibile effettuare fatturazioni di affitti o canoni periodici indipendentemente dal valore delle analisi accettate o dei rapporti di prova emessi.

                                      Fatturazione periodica

                                      Il menù consente la fatturazione ai clienti/committenti in automatico in base ai Rapporti di Prova emessi o alle accettazioni dei campioni effettuate nel periodo di riferimento.
                                      • E’ possibile effettuare una fatturazione per tutti i committenti o selettiva.
                                      • Sono disponibili reportistiche di riepilogo delle ditte da fatturare.
                                      • E’ inoltre possibile effettuare fatturazioni di prova; le fatture di prova possono essere così verificate, eventualmente corrette e trasformate in definitive.
                                      • La fattura potrà riportare, su scelta dell’utente, il valore del Rapporto di Prova complessivo oppure il valore delle singole prove effettuate sul campione o, in caso di utilizzo del prezzo forfetario per profilo il valore di quest’ultimo.

                                      Annulla fatture

                                      Permette di cancellare massivamente le fatture emesse (sia provvisorie che definitive). Per ragioni di coerenza con la normativa IVA sui protocolli fattura, le fatture definitive possono essere cancellate fino alla ultima emessa. Il numeratore verrà ripristinato al numero precedente alla prima fattura cancellata.

                                        Operazioni massive su fatture

                                        E’ possibile effettuare le seguenti operazioni massive sulle fatture generate (selezionabili anche per gruppi):
                                        • Trasformazione delle provvisorie in definitive
                                        • Stampa provvisorie o definitive
                                        • Invio per e-mail (come allegato pdf)

                                        Sequenze di fatturazione

                                        E’ possibile utilizzare più sequenze di fatturazione (es. A0001, B0001 ecc). Nel processo di fatturazione periodica sarà utilizzata la sequenza di fatturazione impostata sul listino prezzi abbinato al cliente.

                                          Stampe elenchi fatture

                                          E’ possibile ottenere elenchi delle fatture emesse: sintetici, dettagliati, per righe fattura e per centri di costo. Le stampe possono essere filtrati per: sequenza di fatturazione, data fattura, numero fattura, cliente, modalità di pagamento e condizioni di credito.
                                          ANAGRAFICA CLIENTI/COMMITTENTI, CONTATTI E PRODOTTI

                                          Anagrafica clienti/committenti

                                          Nell’anagrafica clienti/committenti sarà possibile indicare:
                                          • Comuni dati anagrafici: codice, ragione sociale, Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, E-mail, cellulare, telefono, fax, responsabile, settore di attività, codice ATECO;
                                          • Dati relativi ai prezzi applicati ed alla fatturazione: listino prezzi applicato, sconto %, codice di un diverso cliente per la fatturazione, indirizzo di spedizione fattura, note da riportare in fattura, conto ricavo abbinato , condizioni di credito e modalità di pagamento, codice IVA eventualmente abbinato, soggetto a R.A., dati bancari, se prevede l’invio fattura per e-mail;
                                          • Altri dati: 10 campi utente per finalità varie (il campo potrebbe essere utilizzato per personalizzazione delle reportistiche come dato anagrafico del cliente)

                                          Definizione Contatti clienti

                                          Ai clienti può essere associata l’anagrafica dei contatti (es. persone specifiche appartenenti all’organizzazione del cliente) con relativi recapiti telefonici, e-mail, fax ecc). I rapporti di prova potranno essere indirizzati ad uno specifico nominativo dei contatti.
                                          TIP: L’anagrafica contatti può essere utilizzata anche come “sotto-anagrafica cliente” ad esempio nel caso in cui si voglia gestire un contratto con un unico committente a cui indirizzare i Rapporti di Prova e le fatture e differenziando i siti presso cui vengono prelevati i campioni in una sotto-anagrafica clienti

                                          Definizione Prodotti clienti

                                          Ai clienti potrà essere associata un’anagrafica con i dettagli dei campioni che vengono sottoposti a prova (cd prodotti), indicando:
                                          • Codice e Descrizione del prodotto
                                          • Tipo Campione (matrice)
                                          • Analisi da effettuare sul prodotto (profilo)
                                          • Indicazione della normativa da applicare per la determinazione dei limiti o valori di riferimento.

                                          Stampe moduli cliente

                                          E’ possibile inserire moduli configurabili dall’utente che consentono di inserire sia testo libero che informazioni contenute nel database in anagrafica cliente (esempio di utilizzo: questionario di soddisfazione del cliente)
                                          GESTIONE PROVE DATE IN SUBAPPALTO (SERVICE)

                                          Definizione anagrafica fornitori service e listino prezzi

                                          L’anagrafica fornitore prevede:
                                          • I comuni dati anagrafici del fornitore (ragione sociale, indirizzo, e-mail, telefono, fax ecc.;
                                          • Il listino prezzi praticato dal fornitore
                                          • I riferimenti di Accreditamento del fornitore (che verranno riportati sul Rapporto di Prova se le prove subappaltate vengono indicate come Accreditate)
                                          [RT-08 rev.02 - Accredia -Prescrizioni per l'accreditamento dei laboratori]
                                          Nel caso in cui la prova o il campionamento siano subappaltati a laboratori accreditati per le specifiche attività oggetto di subappalto, non è necessario indicarli come non accreditati, a condizione che sia indicato il numero di accreditamento del laboratorio subappaltato e, nel caso di Ente non italiano, anche il nome dell’ente accreditante.

                                          Elenchi prove affidate in subappalto

                                          Sono ottenibili elenchi delle specifiche prove affidate in subappalto (con riferimenti all’accettazione dei campioni relativi) analitici e sintetici con il relativo valore. Possono essere filtrati per: date accettazione campione, cliente, fornitore ecc.

                                            Emissione ordine a fornitore per prove in service

                                            Permette di generare gli ordini ai fornitori di prove date in subappalto. Il fornitore può essere selezionato anche al momento dell’emissione dell’ordine (utilizzando un fornitore diverso da quello previsto in anagrafica prove). L’ordine può essere inviato direttamente per e-mail al fornitore.
                                            GESTIONE UTENTI
                                            Creazione degli utenti che possono accedere all’applicativo con relativa password di accesso.
                                            Utenti o gruppi di utenti possono essere abilitati/disabilitati ad eseguire le varie funzionalità previste dal menu oppure abilitati/disabilitati alla visualizzazione dei fogli di lavoro e inserimento risultati in specifiche aree di laboratorio (es. chimica e microbiologica).
                                            Abilitazioni particolari per: responsabile laboratorio, responsabili di aree di laboratorio, responsabile rapporto di prova.
                                            Gestione delle registrazioni relative all’attività di formazione e abilitazioni relative al personale.
                                              ISO/IEC 17025 par. 5.2.5 (omissis) Il laboratorio deve mantenere aggiornate le registrazioni della/e relativa/e autorizzazione/i, delle competenze, dei titoli di studio e delle qualifiche professionali, dell’istruzione, dell’abilità ed esperienza di tutto il personale tecnico, compreso quello a contratto. Queste informazioni devono essere facilmente disponibili e devono comprendere la data di conferma dell’autorizzazione e/o della competenza.
                                              GESTIONE NON CONFORMITA’, AZIONI CORRETTIVE E AZIONI PREVENTIVE
                                              Registrazione di non conformità, osservazioni, reclami cliente, commenti (Opportunità di miglioramento).
                                              • Dati inseribili relativi a NC e altre registrazioni: numero e data rilevazione, tipologia, utente rilevatore, provenienza (es. Accredia, cliente, interna ecc), processo a cui si riferisce la non conformità o altra registrazione (i processi definiti a standard sono quelli derivanti dai diversi paragrafi della normativa ISO/IEC 17025), descrizione sintetica e descrizione estesa, azione richiesta (azioni codificate a standard: AP = Azione preventiva; AC = Azione correttiva), utente a cui è stata assegnata l'attuazione dell'azione richiesta, data entro cui deve essere attuata l'azione richiesta, utente a cui è stata assegnata la verifica dell'efficienza (monitoraggio) dell'azione richiesta, data entro cui deve essere verificata l'efficacia (monitoraggio) dell'azione richiesta, link al documento esterno relativo alla non conformità rilevata;
                                              • Possibilità di rilevare non conformità durante il processo relativo a: gestione clienti, registrazione interventi su apparecchiature (es. tarature); registrazioni relative a fornitori;
                                              • 10 campi utente per l’utilizzo discrezionale e parametrizzabile;
                                              • Chiusura non conformità con esito positivo o riapertura nuova non conformità a seguito di esito negativo della soluzione;
                                              • Invio automatico a mezzo e-mail Rapporti di Non Conformità ai vari utenti coinvolti nel processo;
                                              • Stampa Rapporto di Non conformità;
                                              • Estrazioni elenchi non conformità selezionabili per: Tipo, Provenienza, Azione richiesta, Processo, Data rilevazione/attuazione e verifica, responsabili, riferimenti (fornitore, cliente o matricola apparecchiatura);
                                              QUERY E STATISTICHE

                                              Query

                                              Estrazioni estremamente flessibili sulle principali tabelle del database. I dati estratti potranno essere visualizzati, ordinati (ascendente/discendente) per ognuno dei campi ottenuti e potranno essere esportati in formato xls e leggibili con i programmi di office automation (es. Microsoft Excel ®, Open Office ®).

                                                Statistiche

                                                La funzione delle statistiche permette di ottenere oltre 180 report statistici sulle diverse aree di attività. Inoltre, grazie alla possibilità di modifica dei parametri di aggregazione e di ordinamento dei dati esposti sono ottenibili ulteriori statistiche personalizzabili dall’utente stesso.